Business - Knigge

Und dies trifft für alle Arten der Kommunikation zu. Ob Sie nun dem anderen direkt gegenüberstehen, mit ihm telefonieren oder
im Schriftverkehr stehen. 

Durch einen höflichen und gepflegten Umgang mit dem anderen im Geschäftsverkehr lässt sich manches erreichen und auch 
unliebsame Situationen meistern. Gerade für Introvertierte kann das Beachten der Regeln, der Umgebung in denen sie sich befinden, Brücken bauen.

Ich möchte Ihnen hier einen kleinen Kompass in die Hand geben, der Ihnen in vielen Situationen den Weg zeigt, wie Sie
souverän den Umgang mit Kunden, Geschäftspartnern und Institutionen meistern und nach außen das Bild eines seriösen Unternehmers vermitteln der seinem Gegenüber mit Wertschätzung entgegentritt - ohne sich zu verleugnen. 

Inhaltsverzeichnis

Viele verbinden mit dem Namen Knigge eine Aufzählung von Benimmregeln. Wie sage ich guten Tag. Was ziehe ich an. 
Welches Messer oder welche Gabel benutze ich für eine welche Speise, u. ä. 

Doch dies ist nicht der Inhalt des Buches das Freiherr Knigge geschrieben hat. Das sagt schon sein Titel. Vielmehr zeigt er dort 
auf wie der Einzelnen seinem Gegenüber freundlich und höflich entgegentritt, ihn mit seinem Verhalten nicht verletzt. Aber er gibt  auch Hilfe für diejenigen die Gutes im Sinne haben doch nicht über die Gabe verfügen sich in Szene zu setzen. 

Lassen wir ihn selbst sprechen. 

Dies betrifft nicht nur natürliche Personen, sondern auch juristische. Denn, z. B., eine GmbH oder eine andere Gesellschaft, 
wird durch eine natürliche Person vertreten - also sichtbar - bzw. formuliert einen Brief oder eine E-Mail. 

Dieser erste Eindruck wird stark geprägt von einer Erwartungshaltung die wir haben. Von einem Tischler, den Sie in seiner Werkstatt aufsuchen, würden Sie überrascht sein, wenn dieser Ihnen in einem Anzug entgegentritt. Umgekehrt, erwarten Sie nicht, dass dieser Tischler bei einem Gespräch mit seiner Bank - im Zusammenhang mit der Gewährung eines Darlehens - in einer staubigen und mit Kleber beklecksten Latzhose erscheint. 

Eine solche Erwartungshaltung gilt nicht nur für das äußere Erscheinungsbild sondern auch für die Stimme und die Tonlage, 
als auch für die Gestik und Mimik. 

Es wurde festgestellt, dass der erste Eindruck zu 55 % geprägt wird durch das äußere Erscheinungsbild, zu 38 % durch die Stimme, Tonlage, Gestik und Mimik und nur zu 7 % durch den eigentlich vermittelten Inhalt. 

Ähnlich stellt es sich auch im Schriftlichen dar. Zuerst fällt der Blick auf das gesamte Schriftstück. Hat es ein gewohntes Bild, also finde ich alle Informationen dort wo ich sie gewohnt bin zu finden? Wie ist die Farbgebung - sofern Farbe verwendet wird -. "Schreit" mich etwas an oder ist es ruhig und sachlich gehalten? Wird mir das Anliegen sofort mitgeteilt oder nicht? 

Dann, beim ersten überfliegen, wie sieht es mit der Rechtschreibung, der Grammatik und dem Ausdruck aus? Stimmt hier etwas nicht, dann landen solche Schreiben schnell im Papierkorb oder werden mit einem Standardschreiben negativ beantwortet.

Warum?

Wenn bei einem Schriftstück, dass an einen noch Unbekannten geschickt wird - mit dem Gedanken an eine 
Geschäftsbeziehung - nicht mit Sorgfalt gearbeitet wird (obwohl die Zeit dafür vorhanden ist), dann können Sie davon ausgehen, dass dieses Manko auch in einer Zusammenarbeit immer wieder zu Tage treten wird. 

Daher ist es wichtig im Vorfeld immer zu überlegen: 

• Wem begegne ich?
• Welche Erwartungshaltung hat derjenige an mich?
• Wie reagiere ich in welcher Situation, um das Image meines Unternehmens nicht zu schädigen?

Wer bietet das "Du" an?

Hier sollten Sie sich zuerst einmal auf den althergebrachten Grundsatz stützen, dass der Ältere dem Jüngeren das "Du" anbietet. 

Dann aber sollten Sie das Verhältnis in dem Sie sich befinden genauer betrachten. D. h., handelt es sich um eine Beziehung in der Sie einen Anbieter ansprechen (im B2B), dann sollten Sie zunächst beim "Sie" bleiben, auch wenn Sie älter als derjenige sind, der Ihnen ein Angebot macht. 
Auch im umgekehrten Fall, also Sie sind der Anbieter und der andere der Kunde, ist ein "Sie" in jedem Fall angebracht. Es drückt Respekt gegenüber dem Angesprochenen aus. Und schließlich, Sie möchten Gehör bei dem Kunden finden - und nicht gleich aussortiert werden. 

Wenn es sich um die Beziehung zu einer Institution handelt - dort immer "Sie". Ein "Du" wird hier wohl immer als unangebracht gewertet und ihrem Anliegen nicht dienlich sein.  

Kann ich das "Du" ablehnen?

Ja! Sollte Ihnen das "Du" angeboten werden und Sie sich dabei nicht wohlfühlen, dann können Sie dies selbstverständlich auch ablehnen. 

Dies kann der Fall sein, wenn Sie zwar die bestehende Beziehung aus geschäftlicher Sicht schätzen doch Ihnen die Nähe zu 
der Person, die damit in Zusammenhang steht, nicht angenehm ist. Oder Sie sind Gründer und sich noch unsicher im Umgang mit Geschäftspartnern - eine gewisse Distanz gibt Ihnen die Sicherheit die Sie brauchen. 

Doch wie können Sie in einem solchen Fall antworten?

1. Direkt, aber freundlich: "Vielen Dank für ihr Angebot, aber ich würde gerne beim Sie bleiben."
2. Mit einem persönlichen Grund: "Ich hoffe, es ist Ihnen nicht unangenehm, wenn wir beim Sie bleiben? Ich halte im geschäflichen Kontext gerne eine gewisse Distanz."
3. Verweis auf die Gewohnheit: "In meinem geschäftlichen Umfeld hat es sich das Sie bewährt - ich würde es daher gerne beibehalten."
4. Unverbindlich: "Danke für das Angebot aber im Moment fühle ich mich mit dem Sie wohler."
5. Verbunden mit einem Kompliment: "Ich freue mich sehr über ihr Angebot. Könnten wir dennoch beim Sie bleiben? Im Moment ist es angenehmer für mich." Oder: " Ich schätze ihr Angebot aber ich trenne gerne privates und geschäftliches."
6. Eventuell in der Zukunft: "Dankeschön, vielleicht ergibt sich das Du zu einem späteren Zeitpunkt, im Moment möchte ich lieber beim Sie bleiben."
7. Humorvoll: "Oh, ich bin da altmodisch, ich brauche noch etwas bis ich soweit bin."

Wie begrüßen Sie diese?

Sollte Ihnen jemand mit einer ausgestreckten Hand entgegenkommen, dann wäre es sehr unhöflich diese auszuschlagen. Geschieht dies nicht - derjenige erhebt sich vielleicht von seinem Stuhl oder er steht im Raum und wendet sich Ihnen zu - dann halten Sie direkten Blickkontakt, lächeln ihn an, sagen "Guten Tag" und stellen sich kurz vor. 

Sollte Ihnen im Vorfeld bekannt sein, wer sich im Raum befindet - bei lediglich einer Person - (dies kann geschehen durch den Empfang, welcher Ihnen mitteilt, dass Sie Frau oder Herr XY erwartet) dann betreten Sie den Raum mit einem "Guten Tag, Frau oder Herr XY. Dies wirkt persönlich, höflich und aufmerksam. 

Wenn Sie den Namen der Person auf die Sie treffen nicht kennen, dann bitten Sie um diesen. Das kann geschehen mit den Formulierungen:  

• "Ich glaube wir wurden uns noch nicht vorgestellt, mein Name ist ... und ihr Name?"
• "Ich kenne ihren Namen noch nicht, wie darf ich Sie ansprechen?"
• "Mein Name ist ..., wir haben uns, glaube ich, noch nicht kennengelernt?"

Titel - was ist korrekt?

Sollten Sie mit jemandem im Geschäftsleben zu tun haben, der über einen Doktor- oder Professorentitel verfügt, dann ist dieser Bestandteil der Anrede. Aber es wird immer nur der höchste Titel genannt. Dies trifft nicht nur in der Anrede vis-à-vis zu, sondern selbstverständlich auch im Schriftverkehr. 

Den Titel dürfen Sie weglassen, wenn Ihnen der Titelträger dies anbietet. 

Das Adelsprädikat "von" vor dem Namen wird ausgesprochen, denn es ist Namesbestandteil. 

Wie stelle ich mich selbst vor?

In welcher Form und wie Sie sich selbst vorstellen, das hängt vom jeweiligen Anlass ab. 

Kommen wir zu unserem Beispiel zurück. Sie betreten den Empfangsbereich eines Unternehmens. Hier reicht es zu sagen: "Guten Tag, ich bin Frau oder Herr XY." 
Aus meiner Sicht besser: "Guten Tag, mein Name ist Frau oder Herr XY."

Bei schwierigen Nachnamen hat sich die James-Bond-Variante bewährt:

"Guten Tag, mein Name ist Frau oder Herr XY, Vorname und XY."

So wiederholen Sie ihren Nachnamen und geben dem Gegenüber Gelegenheit diesen konzentriert aufzunehmen. Es erspart
dem Anderen einen möglichen Fauxpas, wenn er diesen im folgenden Gespräch falsch ausspricht. 

Titel sollten Sie bei der Selbstvorstellung weglassen, da die Vorstellung der ersten Kontaktaufnahme dient, könnte eine Nennung ihres Titels von dem Gegenüber fehlinterpretiert werden. 

Dieses Weglassen des Titels sollte auch bei ihrer Selbstvorstellung ihrem eigentlichen Gesprächspartner gegenüber - also nach dem Empfang - beibehalten werden. Sollte ihre Stellung in ihrem Unternehmen ihrem Gegenüber unbekannt sein, dann ist eine Information darüber ein guter Einstieg in ein Gespräch. 

So, z. B.,

"Mein Name ist Frau oder Herr XY, ich bin die Geschäftsführerin/der Geschäftsführer der Firma Z." oder "Mein Name ist Frau oder Herr XY, ich vertrete die Geschäftsführung der Firma Z."

Kontär

Stehen Sie auf der anderen Seite und jemand stellt sich Ihnen vor, dann erwidern Sie dies indem Sie sich ebenfalls selbst vorstellen. Halten Sie dabei Blickkontakt, ein freundlichens Lächeln ist ebenfalls angebracht (auch wenn der Anlass des Treffens eventuell nicht angenehm ist; Sie entlasten so die Atmosphäre). 
Ein "Es freut mich, dass wir uns kennenlernen" ist höflich, respektvoll und erzeugt ein angenehmes Gesprächsumfeld. 

Wie stelle ich andere vor?

Wieder unsere Situation. Nur, dass Sie diesmal derjenige sind der eingeladen hat. 

Hier gilt immer Ankommende werden Anwesenden vorgestellt. Titel werden genannt (also informieren Sie sich im Vorfeld darüber, wer zu Ihnen kommt - am besten, sofern ein Empfangsbereich existiert, geben Sie dort Anweisung Ihnen das Kommen der Personen anzuzeigen und deren Namen - inkl. eventueller Titel). 

Die rangniedrige Person wird der ranghöheren Person vorgestellt. Beide Gesprächspartner werden einander vorgestellt.
Doch als Solo- oder Kleinstunternehmer können Sie sich merken, Kunden  und Geschäftspartner sind immer die ranghöheren Personen. Egal ob jemand in ihrem Unternehmen, der an dem Gespräch teilnimmt, z. B., den Rang des Geschäftsführers hat und Sie bekleiden hier die Funktion des Gesprächsführers. Z. B., wenn Sie als Berater für ein Unternehmen tätig sind und Sie die Aufnahme eines Gesprächskontakts begleiten. 

Die Vorstellung würde hier, z. B., so lauten: 

"Herr XY, darf ich Ihnen Frau AB die Geschäftsführerin der Firma Z vorstellen? Frau AB, das ist Herr XY,
Inhaber der Firma B:"

Und vergessen Sie nicht das freundlichen Lächeln. 

Was ist alles ein Geschäftbrief?

Alle Briefe die Sie an Dritte übersenden, Also: 

• ein Angebot,
• eine Zahlungserinnerung,
• eine Mahnung,
• eine Anfrage,
• ein Auftrag oder eine Bestellung,
• ein Lieferschein, 
• eine Rechnung, 
• ein Zwischenbescheid,
• eine Reklamation, 
• oder eine Gratualtion zum Betriebsjubiläum
• jeglicher Schriftverkehr mit Instiutionen (Ämter, Banken u. ä.)

Der Betreff

Dieser sollte immer kurz und prägnant auf den Inhalt des Briefes hinweisen. Das gilt inbesondere für Insitutionen. Geben 
Sie - falls es bereits Schriftverkehr gegeben hat - den Bezug auf den jeweiligen Sachverhalt an - also, z. B., ein Aktenzeichen oder das Datum eines Ihnen vorliegenden Schreibens auf das Sie Bezug nehmen. 

So erleichtern Sie dem Adressaten die Einordnung des Vorgangs und Sie ermöglichen eine schnelle Bearbeitung ihres Anliegens. 

Die Anrede

Sollte Ihnen der Adressat mit Namen bekannt sein, dann verwenden Sie diesen (beachten Sie einen vorhandenen Titel zu erwähnen). Ansonsten ist eine neutrale und höfliche Anrede angebracht. 
So, z.B., "Sehr geehrte Damen und Herren,".

Falls Sie sich schon länger kennen, können Sie auch das vertraulichere "Hallo Frau oder Herr XY" verwenden. 

Der Text

Achten Sie auf eine übersichtliche und nachvollziehbare Gestaltung. Arbeiten Sie mit Absätzen und gehen Sie in einer logischen Reihenfolge vor. Für den Adressaten ist es schwierig einen Text zu lesen, wo der Verfasser in der Darstellung des Sachverhalts hin- und herspringt. Dies kann zu Missverständnissen führen und den Geschäftsvorgang zeitlich verlängern oder aber dazu führen (bei einem Erstkontakt), dass Sie kein Gehör finden. 

Formulieren Sie den Einleitungssatz positiv. So, z. B.:  

• Vielen Dank für das freundliche Gespräch ....
• Gerne übersende ich Ihnen ... 
• Vielen Dank für das freundlichen Telefonat ...
• Gerne nehme ich ihr Angebot an ...

Vermeiden Sie Sätze die mit "ich" oder "wir" beginnen. In der Kommunikation, also auch in der schriftlichen, gilt der Grundsatz der Bescheidenheit. Daher sollte das "ich" soweit wie möglich vermieden werden und gehört auf gar keinen Fall in den Einleitungssatz. Für das "wir" trifft dies genauso zu, da dieses "wir" bezogen ist auf ihre Firma bzw. ihr Team. Es ersetzt also das "ich". 

Auch sollte das Verwenden von Fachbegriffen und Anglizismen vermieden werden, wenn der Adressat nicht aus der Branche kommt oder diese, im vorliegenden Zusammenhang, nicht notwendig sind. 
Der Adressat möchte ihr Anliegen in einem Durchlesen verstehen und nicht genötigt sein Begriffe erst noch recherchieren zu müssen. 

Ganz unangebracht ist es, wenn Sie sich selbst nicht 100%-ig sicher sind, ob die Verwendung eines Fachbegriffs oder eines Anglizismus korrekt ist. Sollte der Adressat Kenntnis über die korrekte Bedeutung dieses Begriffs haben und Sie haben diesen falsch angewandt, kann sich dies negativ auf ihr Anliegen auswirken. 

Der Ausdruck

Seien Sie stets freundlich, sachlich und prägnant. Auch wenn es schwer fällt. Z. B., bei Mahnungen oder Reklamationen, welche eventuell von dem Verfasser sehr unhöflich oder gar beleidigend formuliert wurden. 

Wenn Sie in der gleichen Art und Weise antworten, wird das der Klärung des Sachverhalts in keiner Weise dienlich sein und Sie begeben sich auf das gleiche Niveau wie der Absender. 
Sollte aus dem Schriftwechsel ein Rechtsstreit entstehen, dann kann der geführte Schriftverkehr Beweismittel werden. Sieht das Gericht, dass Sie hier ruhig und sachlich geblieben sind, dann wirft dies ein positives Licht auf Sie.

Vermeiden Sie also Wörter in Großbuchstaben zu schreiben oder etliche Ausrufezeichen hinter einem Satz zu setzen oder Formulierungen zu nutzen die Ihnen ihre gute Erziehung eigentlich versagt zu verwenden. 

Denken Sie immer daran, es ist ihr Unternehmen, das hier nach außen in Erscheinung tritt nicht Sie als Privatperson. 

Die Abschiedsformel

Diese sollte auch eine Aufforderung beinhalten, die es dem Adressaten ermöglicht bei Nachfragen sich direkt an Sie zu wenden. 

Z. B.:  

• Für Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.  oder
• Sollten Sie Rückfragen haben, können Sie mich gerne kontaktieren. 

In der eigentlichen Abscheidsformel sollten Sie ihr Verhältnis zum Adressaten wiederspiegeln. Wenn Sie keine längere Geschäftsbeziehung haben oder diese formell ist, können Sie mit dem - "Mit freundlichen Grüßen" - nichts falsch machen. 
Diese Formel sollten Sie auch immer im Schriftverkehr mit Institutionen verwenden. 
Ansonsten kann es auch - "Beste Grüße", "Herzliche Grüßen" o. ä. sein. 

Ihr Name und ihre Position in ihrem Unternehmen sollten sich unter der Abschiedsformel befinden, denn zum einen kann eventuell ihre Unterschrift nicht entziffert werden und zum anderen geben Sie hier die Information, wer sich konkret an den Adressaten wendet.

Denn, wenn Sie als Kleinstunternehmer, eine Brief durch ihre Geschäftsassistenz an ein Unternehmen schreiben lassen, wird dieser auch nur bei der dortigen Geschäftsassistenz landen. Schreibt hingegen der Geschäftsführer eines Unternehmens, wird der Brief dann auch - entsprechend der Hierachie - an den dortigen Geschäftsführer weitergeleitet. 

Formulare

Auch hier sollten Sie einiges beachten. 

Oft können Sie Formulare schon am Computer ausfüllen. Dann achten Sie darauf dies auch korrekt zu tun. Behörden prüfen immer zunächst darauf ob sie überhaupt zuständig sind und falls ja, ob eventuell etwas in dem Formular nicht korrekt ausgefüllt ist. Dann wird Ihnen dieses zurückgeschickt und der Vorgang nicht registriert. 

Was bedeutet das?

Stellen Sie, z. B., eine Antrag der an eine Frist gebunden ist und zu dem Antrag müssen auch noch etliche Dokumente eingereicht werden, welche Sie aber gerade nicht vorrätig haben, dann können Sie oft zumindestens schon das Antragsformular einreichen und damit die Frist wahren. 
Wenn Sie hier keine korrekten Angaben machen, dann ist dieser Antrag dort nicht eingegangen - oder er ist eingegangen aber ihre nachgereichten Dokumente können nicht zugeordnet werden (da die Angaben dort nicht mit denen im Formular übereinstimmen) und Sie verwirken eine Frist zur Nachreichung der Dokumente. 

Es kommt leider auch vor, dass Formulare nicht vollständig am Computer ausgefüllt werden können. Besonders trifft dies auf die öffentliche Verwaltung zu. Hier sollten Sie darauf achten, das Formular in einer deutlichen Schrift - also leserlich - auszufüllen. Denn wenn der Bearbeiter ihres Vorgangs zusätzlich Zeit investieren muss, um den Inhalt des Formulars zu entziffern, zeugt dies nicht von Respekt ihrerseits vor seiner Arbeit. 
Abgesehen davon, dass es dadurch zu Fehlern oder Verzögerungen bei der Bearbeitung ihres Anliegens kommt - Sie sich also ins eigene Fleisch schneiden. 

Der E-Knigge

Was im klassischen Schriftverkehr gilt, ist auch im Schriftverkehr per E-Mail, SMS o. ä., anzuwenden. 

Wann verschicken Sie auch Kopien?

Wenn Sie einen CC verwenden, wird in dem geführten Schriftverkehr immer jemand Dritter (oder mehrere) mit eingebunden. 

Dies kann notwendig sein; z. B., wenn Sie einem Kunden eine Auftragsbestätigung übersenden und diese gleichzeitig an ihren 
Vertrieb schicken. In diesem Fall ist dies eine automatische Anweisung an den Vertrieb die bestellte Ware auszuliefern und für den Kunden ein Hinweis darauf, dass eine solche Anweisung erteilt wurde. 

In anderen Fällen kann aber auch der Eindruck erweckt werden, dass Sie als Versender, eine dritte Person als Zeugen für den geführten Schriftverkehr hinzuziehen. Dies ist nicht vertrauensbildend und kann eine negative Atmosphäre schaffen die der Geschäftsbeziehung nicht dienlich ist. 

Also überlegen Sie genau ob Sie einen CC verwenden. 

Der Betreff

Gerade im E-Mail Verkehr ist dieser sehr wichtig. Denn leider läuft unser elektronisches Postfach immer mehr über. Der Posteingang wird daher automatisch "gescannt" auf wichtige oder interessante Mitteilungen. Alles andere wird nicht beachtet oder landet automatisch im Papierkorb. 

Und das nicht ohne Grund. Denn zunehmend werden auch E-Mails versandt, bei derem bloßen Öffnen Viren oder andere Schadsoftware Eingang in ihren Computer oder das EDV-System ihres Unternehmens finden. 

Wenn Sie möchten, dass - besonders wenn es sich um einen Erstkontakt handelt - ihre E-Mail gelesen wird, dann verfassen Sie einen Betreff, der kurz, prägnant und interessant ist. Und verwenden Sie auf gar keine Fall Fachbegriffe die nur in ihrer Branche üblich sind aber nicht in der des Adressaten. 

Ich persönlich erlebe es immer wieder, dass ich E-Mails erhalte, die irgendwelche Abkürzungen enthalten oder schlimmer noch, den Namen des Absenders wiederholen. Diese landen - ungeöffnet - im Papierkorb.

Die Anrede, die Abschiedsformel

Auch hier gelten die gleichen Regeln wie beim klassischen Brief. Einzige Ausnahme; da hier kein Briefkopf mit den Informationen zum Unternehmen vorhanden ist, werden die Kontaktdaten unter die Signatur gesetzt. 

Der Text

Auch wenn die E-Mail oft den klassischen Brief ersetzt, sollte diese nicht übermäßig lang sein, da das Lesen am Computer oder auf dem Smartphone ermüdend ist und der Leser sich nicht ausreichend konzentrieren kann. 

Untergliedern Sie auch den Text, das erleichtert das Lesen. 

Sollte der Sachverhalt längeren Ausführungen bedürfen, dann ist zu empfehlen, diese als Anhang - hier gerne in Briefform - der
E-Mail beizufügen. 

Ansonsten gilt dasselbe wie bei dem klassischen Brief. Und unterlassen Sie im geschäftlichen Verkehr Abkürzungen wie "LG" oder "lol" oder das Setzen von Emojis. Dies sollten Sie auf ihren privaten Schriftverkehr beschränken. 

Allgemeines

Für bestimmte Vorgänge die immer wieder auftreten, legen Sie sich Vorlagen an. Bei Angeboten, Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen o. ä. bieten die entsprechenden Softwarehersteller diese bereits mit an. 
Übernehmen Sie diese aber nicht einfach, sondern lassen Sie ihre Vorlagen noch durch einen Rechtsanwalt prüfen. Gerade 
bei Kostenvoranschlägen und Angeboten ist dies sehr wichtig.

Bei allen anderen Geschäftsbriefen, lassen Sie sie noch einmal ruhen. Lesen Sie sich Briefe später noch einmal durch. Überprüfen Sie dabei nicht nur die Rechtschreibung, Grammatik und den Ausdruck, sondern auch, ob ein roter Faden im Brief vorhanden ist, ob er sachlich und ruhig formuliert ist. Dies betrifft besonders Briefe die im Zusammenhang mit einer Auseinandersetzung geschrieben werden. 

Sind Sie Solounternehmer, dann trifft dies besonders auf Sie zu. Denn Sie haben niemanden der ein Schreiben, wie o. g., nochmals überprüfen kann. Lassen Sie also das Schreiben noch einen Tag ruhen. Es kann sein, dass Ihnen dann die eine oder andere Formulierung so nicht mehr zusagt. 

Dies trifft erst recht auf E-Mails zu. Die Sendetaste ist schnell gedrückt. 

Kleidung ist ein Ausdruck unserer Persönlichkeit. Als Solo- oder Kleinstunternehmer treffen Sie damit automatisch eine 
Aussage zu ihrem Unternehmen. Auch wenn Sie in Arbeitskleidung jemanden gegenübertreten, können Sie einen seriösen 
Eindruck hinterlassen. 

Wenn Sie als Kunde in eine Autowerkstatt kommen, werden Sie nicht auf die Idee kommen,  dass Ihnen der Mechaniker im Anzug und Krawatte entgegen tritt. Doch Sie werden es als angenehm empfinden, wenn er bei dem Gespräch mit Ihnen eine Arbeitskittel über eine vielleicht stark verschmutzten Latzhose trägt. 

In vielen Branchen in denen sich Solo- und Kleinstunternehmer bewegen, ist ehre der Causal Look angesagt. Egal ob im Büro
selbst oder bei Besuchen bei Kunden. Dies trifft auch auf Kundenbesuche von Handwerkern außerhalb ihrer Unternehmens zu. 

Es ist eine Mischung zwischen zwanglos und leger aber gleichzeitig ordentlich mit einer gewissen Eleganz verbunden.

Dazu gehören:  

• Röcke, 
• Stoffhosen auch Jeans (wenn eher dunkel und nicht in dem Look "oft getragen"),
• gebügeltes T-Shirt,
• Bluse,
• Hemd,
• fein gestrickter Pullover, aber auch
• Kleider. 

Die Farben sollten Ton-in-Ton gehalten sein und nicht schreien (also kein rot, magenta, gelb u. ä.). Blau wird eher als seriös 
wahrgenommen.
Möchten Sie einen Akzent setzten, z. B., mit einem Tuch, dann wählen Sie eine Farbe die der des Otfits entspicht und lediglich eine Abweichung ihm Farbton ist. 

Wenn Sie nicht gerade in der Musikbranche unterwegs sind, sollten Accessoirs eher zurückhaltend sein. Also bei Herren keine riesigen Uhren oder, bei Damen, etliche Ketten und an jedem Finger ein Ring. Genauso verhält es sich auch mit Gürteln, Taschen, 

dem Etui für Visitenkarten oder Sonnenbrillen. 

Eine schlichte Eleganz, leger gehalten lenkt nicht von ihrer Arbeit ab, welche hier im Vordergrund steht. 
Also maximal drei Schmuckstücke (außer dem Ehering), in dezenter Form (auch größere Schmuckstücke, wie sie bei stärkeren Damen angebracht sind können in ihrem Design und in ihrer Farbe dezent sein). 
Gürtel schmal halten oder bei breiteren Gürteln, in der Farbgebung zurückhaltend. 

Stimmen Sie - sofern es möglich ist - die Farbe ihrer Tasche mit der ihrer Schuhe ab. Wobei wir bei diesem Thema angelangt sind. 

Sneakers sind erlaubt und natürlich sollten sich die Schuhe in einem gepflegten Zustand befinden. 

Gehen Sie zu einem Bankgespräch, zu einem Netzwerktreffen oder zu einem Gespräch in einer Behörde. dann ist 
Business Casual zu empflehlen. 

Für den Herren wäre hier eine Anzughose, ein Sakko und ein Hemd - auch ohne Krawatte (je nach Branche wo Sie zu Hause sind) anzuraten. Zu beachten ist hier, dass die Ärmel der Jacke ca. 1,5 cm kürzer als die des Hemds sind und diese nur bis zum Handgelenks-Knöchel reichen. 

Die Damen können wählen zwischen einem Hosenanzug, einem Kostüm oder einem Kleid mit Jacke. Hierbei ist zu beachten, 
dass Röcke und Kleider mindestens bis zum Knie reichen - und zwar im Sitzen. 

Beachten Sie; je mehr Haut eine Dame zeigt, desto weniger Autorität schreibt man ihr zu. Man mag dazu stehen wie man will, 
es ist einfach eine Tatsache. Also meine Empfehlung:  

• bei Blusen, maximal die beiden oberen Köpfe offenhalten, 
• bei Kleidern keine tiefen Ausschnitte, - ein runder Ausschnitt oder ein eckiger - der über dem Busen (die Einbuchtung zwischen den Brüsten) endet. 
• Strümpfe und Strumpfhosen sind selbstverständlich, 
• offene Sandalen sind tabu - maximal sollten Slingpumps getragen werden

Im übrigen, betrifft dies auch die Herren. Auch wenn es warm ist, aufgeknöpfte Hemden, kurze Hosen, Sandaletten oder das Weglassen des Sakkos sind hier auch für Sie tabu. 

Was Sie auf jeden Fall beachten sollten, wählen Sie ein Material bei ihrer Kleidung, das atmungsaktiv ist , angenehm im Sitz, 
dem Anlass entsprechend und nicht knittert. Gürtel, Schuhe und Taschen sollten aus Leder gefertigt sein. 

Es ist nicht nur, dass Sie mit einer solchen Kleidung als seriös, sicher und kompetent wahrgenommen werden, sondern Sie 
tun sich auch selbst einen Gefallen. 
Stellen Sie sich vor, das die Kleidung, die Sie tragen irgendwo zu eng ist oder Sie schwitzen - das Resultat; Sie fühlen sich nicht wohl, sind mit ihren Gedanken nicht beim Gesprächsthema und können dadurch verlieren. 

Sind Sie sorgsam in der Wahl ihrer Kleidung. Immer dem Anlass entsprechend. Sie werden - da dies Teil des ersten Eindrucks ist
den Sie hinterlassen - automatisch, von ihrem Gegenüber, in eine Schublade gesteckt. 

Ein Freund von mir hatte Werbung verkauft (Werbung in Fahrstühlen). Er sagte zu mir, dass er in seinem Auto immer drei Sakkos und auch zwei Kravatten zu liegen hat. Vor einem Besuch bei einem potentielle Kunden parkt er sein Auto in einer Seitenstrasse, sieht sich das Geschäft und den Inhaber an und entscheidet dann, welches Sakko, eventuell welche Kravatte, er anziehen wird und ob er mit dem Auto vorfährt oder nicht. 
Er hatte festgestellt, dass das Äußere sehr viel Gewicht dabei hat, ob er zu einem Verkaufsabschluss kommt oder nicht. Ist er zu overdressed, wird er automatisch mit "Der will nur mein Geld" verbunden, ist er understatement gekleidet wird er als Vertreter eines Unternehmens wahrgenommen, welches nicht über den Hintergrund verfügt seinen Vertrag einzuhalten.  

Jeder kann mal in eine peinliche Lage geraten oder in die Situation jemanden auf eine Panne aufmerksam zu machen. 

Wie meistert man eine solche Situation?

Sie kommen zu einem Netzwerktreffen, jemand spricht Sie an und im Gespräch sehen Sie, dass er einen Fleck auf seinem 
Sakko hat oder ein Knopf ist verloren gegangen. Sie möchten ihn drauf aufmerksam machen, damit er nicht, eventuell, einen 
schlechten Eindruck bei einem anderen Teilnehmer erweckt. 
Oder in einem Bankgespräch verspüren Sie ein dringendes Bedürfnis. 

Eigenen Missgeschicke

Sie haben ein Malheur mit ihrer Kleidung. Handelt es sich um eine Kleinigkeit die nicht weiter auffällt (Sie können sie eventuell kaschieren), dann ignorieren Sie es. 

Ist es unübersehbar und das Geschäftstreffen findet nicht in ihren Geschäftsräumen statt, dann entschuldigen Sie sich. 

Z.B.:  

"Mir ist ein Malheur auf dem Weg passiert, es lässt sich nicht ändern, gehen wir einfach zur Tagesordnung über."

Bemerken Sie, z. B., den Fleck erst in der Sitzung, weil jemand anderer auf diesen förmlich starrt, dann gehen Sie offen mit 
der Situation um: 

"Oh, ich habe einen Fleck, danke das Sie mich darauf aufmerksam gemacht haben. Aber lassen wie uns nicht davon 
irritieren."

Wenn Geschäftstreffen in ihren Geschäftsräumen stattfinden, können Sie Ersatzkleidung vorhalten, Nähzeug,
Sicherheitsnadeln u. a.. Manches können Sie auch mitführen, wie eine Ersatzstrumpfhose oder das schon erwähnte Nähzeug. 
In einer Pause können Sie dann den Schaden beheben.

Oder, bei einem Geschäftsessen fällt etwas daneben. Entfernen Sie das Gröbste diskret von der Kleidung und erst zwischen
den Gängen oder nach dem Essen, beseitigen Sie den Fleck auf der Toilette. 
Mein Rat; legen Sie die Serviette immer auf den Schoß und zwar vollständig auf den Teil der nicht von dem Tischtuch bedeckt ist.

Haben Sie einen richtiggehenden Hustenanfall, welcher wirklich stört, entschuldigen Sie sich und verlassen den Raum. Wenn Sie ein dringendes Bedürfnis verspüren, das Gespräch aber sehr wichtig ist, dann bitten Sie um eine kurze Unterbrechung und gehen zur Toilette. 

Das Fettnäpchen - Entschuldigung und Wiedergutmachung

Sie kennen nicht den Inhalt des Rucksacks den jeder mit sich trägt. Ungewollt können Sie Gefühle anderer Menschen verletzen. Merken tun Sie dies meist sofort an der Mimik oder einer körperlichen Reaktion. Hier fragen Sie sofort nach; 

"Habe ich etwas falsches gesagt oder getan? Dies war nicht in meiner Absicht."

Entschuldigen Sie sich umgehend. 

Sollten Sie aber jemanden versehentlich ein Getränk über die Kleidung schütten, dann reicht eine Entschuldigung nicht. Bieten
Sie sofort an den Schaden zu ersetzen (z. B. die Reinigungskosten). 

Am nächsten Tag sollten Sie eine Karte mit einer nochmaligen Entschuldigung übersenden. Hat sich dieses Missgeschick bei 
einem gehobenen oder für die Person sehr wichtigem Anlass zugetragen, dann ist bei einer Dame die Übersendung eines Blumenstraußes angemessen. 

Versprecher - über sich selbst lachen

Sie treffen einen Kunden und präsentieren ihm ihr Angebot oder machen sich zunächst ein Bild von dem was er benötigt. Sie sind voll auf ihre Arbeit konzentriert und versprechen sich. Sie selbst merken es nicht, erst die Reaktion des Gegenüber macht Sie darauf aufmerksam. 

Hier fragen Sie einfach nach, was Sie gerade gesagt haben. Lachen Sie kurz mit und korrigieren Sie sich dann. Anschließend fahren Sie mit dem Gespräch - ohne weiteres Aufhebens - fort. 

Wer arbeitet macht auch Fehler

Jedem ist in seinem Berufsleben schon der eine oder andere Fehler unterlaufen. Das ist normal. Wichtig ist, wie Sie damit umgehen. Gerade als Solo- und Kleinstunternehmer, der immer direkt mit dem Kunden im Kontakt steht ist dies unerlässlich,
denn ihr Verhalten fällt direkt auf ihr Unternehmen zurück. 
Sie haben keine PR-Abteilung die einen Fauxpas in der Kundenbeziehung wieder glattbügelt. 

Versuchen sie nicht den Fehler zu vertuschen oder jemand anderen die Schuld zu geben. Entschuldigen Sie sich persönlich
- also entweder vis-à-vis oder telefonisch. Geben Sie, wenn möglich, eine kurze Erklärung und bieten Sie eine Wiedergutmachung an.
Das ist natürlich, wenn dem Kunden ein Schaden entstanden ist, der Schadenersatz. Und sollte kein konkret bezifferbarer  Schaden vorliegen - aber doch eine Unannehmlichkeit - sollten Sie ihm einen zusätzlichen Service geben (nicht nur anbieten). 
Bei einem Produkt, z. B. eine kostenlose Installierung o. ä., bei einer Dienstleistung z. B. ein Upgrad das nur Kunden zugute kommt, welche die Premiumversion gekauft haben. 

Wie weise ich jemand anderen auf eine Peinlichkeit hin?

Jemand tritt Ihnen gegenüber und hat einen Essensrest zwischen den Zähnen, an seinem Anzug ist ein Knopf abgegangen oder hängt nur noch am "seidenen" Faden oder es ist ein sehr warmer Tag und das Deo das er benutzt hat, hält nicht sein Werbeversprechen; weisen Sie ihn neutral, freundlich und diskret darauf hin. Besonders, wenn Sie nicht alleine sind. Am besten unter vier Augen. Z. B. mit dem Satz: 

"Entschuldigung, ich möchte Sie nur darauf hinweisen, dass ..."

Wenn dies nicht möglich ist, stecken Sie demjenigen einen Zettel zu. Sie können diesen natürlich nicht einfach in seine Jackentasche stecken. Abgesehen davon, dass Sie damit in seine unmittelbare - sehr persönliche - Nähe ungefragt eindringen, 
er könnte ihn auch garnicht bemerken. 
Treten Sie an ihn heran, unterbrechen Sie das Gespräch, das dieser gerade führt, z. B.: 

"Entschuldigung, wenn ich kurz unterbreche aber bevor ich es vergesse, wollte ich Ihnen noch die
Information geben, um die Sie mich gebeten haben."

Dann entfernen Sie sich wieder. Mit Sicherheit wird er einen Blick auf den Zettel werfen. 

Seien Sie sicher, der andere wird Ihnen dankbar sein und vielleicht ist das der Anlass um näher in Kontakt zu kommen. 

Auf jeden Fall, Geschenke sollen das gute Verhältnis zwischen Geschäftspartnern stärken. Daher sollten Sie das Geschenk 
unter dem Aspekt aussuchen: " Was macht dem anderen Freunde?", auf keinen Fall sich selbst in den Vordergrund stellen. 

Sollten Ihnen die persönlichen Vorlieben des zu Beschenkenden bekannt sein, dann gehen Sie darauf ein. Es muss nicht 
unbedingt ein Gegenstand sein den Sie schenken, es kann auch eine Eintrittskarte für ein Ereignis sein an dem er Interesse
hat (Sport, Kultur o. ä.). 
Wenn Sie weniger über den zu Beschenkenden wissen, wählen Sie ein neutrales Geschenk. 

Und schon stellt sich die Frage: "Was ist neutral?"

Hier einige Vorschläge: 

a.) Hochwertige Verbrauchsartikel

• Edler Kaffee, Tee oder eine kleine Auswahl an feinen Pralienen (für die Dame oder den Herren)
• Schönes Olivenöl - oder Essigspezialitäten (neutral verpackt)
• Regionaltypische Spezialitäten (falls nicht zu ausgefallen im Geschmack)

b.) Bürofreundliche Geschenke

• Hochwertiger Notizblock oder Kalender (z. B. Moleskine, Leuchtturm1917)
• Edler Kugelschreiber oder Füller
• Minimalistischer Schreibtisch - Organizer

c.) Gutscheine

• verwendbar für eine Veranstaltung
• für ein gehobenes Restaurant

Hier eine Liste, nach Preisen gestaffelt, die Ihnen die Auswahl erleichtern soll: 

Bis 20 Euro:

• hochwertiger Notizblock (z.B. Moleskine Softcover, Leuchtturm1917)
• schöne Schreibtischablage oder Kabel Organizer
• edler Kaffee (250 - 500 g) in dekorativer Verpackung
• hochwertiger Tee in einer schönen Dose

Von 20 - 50 Euro:

• edler Kugelschreiber (z. B. Parker, Jotter, Gross)
• kleine Auswahl an Pralienen in Premiumverpackung (am besten in einer Konfiserie kaufen)
• schöne Geschenkbox mit Tee, Honig & Gebäck

Von 50 - 100 Euro:

• Ledergebundenes Notizbuch
• Hochwertiger Füller oder Rollerball-Stift (z. B. Lamy, Waterman)
• Hochwertige Olivenöl - oder Essig-Box in Geschenkverpackung
• Gutschein für ein gehobenes Restaurant oder eine Veranstaltung
• kleine, neutrale Skulptur (aus Holz, Metall oder Glas)

Das Geschenk sollte eine positive, respektvolle und freundlichen Aussage haben. 
Sollten Sie den zu Beschenkenden näher kennen, dann sind Ihnen die Vorlieben bekannt und Sie können gezielter schenken. 

Die Verpackung sollte schlicht - schwarz oder naturfarbend, innen mit Seidenpapier oder Holzwolle versehen sein und auf 
jeden Fall, vergessen Sie nicht eine Karte beizulegen, mit einem persönlichen Gruß. 

Und so kommen wir zum nächsten Thema.

Persönliche Karten - am besten mit persönlicher Note.

Kennen Sie das auch? Zu Weihnachten erhalten Sie eine vorgedruckte Karte, welche maximal durch den Versender selbst
unterschrieben worden ist. 

Dies mag angehen, wenn Sie eine größere Anzahl von Kunden oder Geschäftspartnern haben, mit denen Sie keine intensiven
Beziehungen pflegen oder aber in Erwägung ziehen diese zu intensivieren. 

Doch bei anderen Kunden oder Geschäftspartnern sollte die Karte von eigener Hand geschrieben sein. Mit persönlichen 
Worten oder vielleicht mit einem passenden Zitat.
Es zeigt, dass Sie sich Zeit für den Adressaten genommen haben; dies zeugt von Respekt gegenüber demselben. 

Besonders wichtig ist dies bei Ereignissen wie Geschäftsjubiläen, Geburtstagen o. ä.

Doch noch besser in diesem Zusammenhang ist der - Anruf als Zeichen der Wertschätzung.

Ein Anruf kann ein sehr spezielles Geschenk sein. Es ist eine schöne Geste, denn Sie nehmen sich extra Zeit, sie signalisieren, 
dass Ihnen der andere so wichtig ist, dass Sie ihm ihre Wünsche auf dem persönlichsten Weg übermitteln möchten. 
Was hierbei tabu ist, es wird nicht über Geschäftliches gesprochen. 

Private Gastgeschenke für private Einladungen

Sie werden privat eingeladen von ihrem Geschäftspartner. Hier ist der klassische Blumenstrauß oder ein kerativ gestaltetes
Gesteck angebracht - beides ohne Papier überreichen. 

Je nachdem, wie bekannt Ihnen der Gastgeber ist, desto persönlicher - je nach Anlass - darf das Geschenk sein. Werbegeschenke sind ein Tabu. 

Das richtige Bedanken

Leider verbreitet sich die Unsitte immer mehr, sich nicht oder zu spät für ein Geschenk zu bedanken. Viele denken, dass dies 
nur bei Hochzeiten üblich ist, doch das ist nicht der Fall. 

Der Schenkende hat sich darüber Gedanken gemacht, was Ihnen gefallen könnte - also an Sie persönlich gedacht. Ein einfaches
Dankeschön, ist dies zumindest wert. 
Auch kann der Schenkende irritiert sein, weil er nicht weiß, ob sein Geschenk überhaupt angekommen ist oder dem anderen 
gefällt, und kann sich dadurch missachtet fühlen. 

Dies kann - gerade im Geschäftsleben - auch Folgen haben; wie, dass sich eine Geschäftsatmosphäre plötzllich abkühlt.

Sollte das Geschenk persönlich übergeben werden, und es wird erst später ausgepackt, bedanken Sie sich sofort mit dem Hinweis, wann es ausgepackt wird. Nach dem Auspacken (was meist nach dem Anlass der Einladung geschieht) sollten Sie sich innerhalb einer Woche persönlich bei dem Schenkenden melden. Das ist glaubwürdig. Dies gilt auch, wenn das Geschenk per Post übersandt wurde. 

Unter deutschen Geschäftspartnern darf ein Geschenk nach dem Überreichen sofort ausgepackt werden, bei ausländischen 
Besuchern werden die Geschenke nicht in Gegenwart des Schenkenden geöffnet. 

Ich persönlich empfehle generell Geschenke erst dann auszupacken, wenn alle Gäste gegangen sind. Manchmal kann man 
seine Enttäuschung nicht verbergen und dies könnte bei dem Schenkenden nicht gut ankommen; besonders wenn noch 
andere anwesend sind. Damit beschämen Sie denjenigen öffentlich. Die Konsequenzen können verheerend sein - je nach der 
Persönlichkeit des Schenkenden. 
Es gibt noch einen anderen Vorteil bei dieser Vorgehensweise, Sie haben genügend Zeit ihre Enttäuschung zu verarbeiten, die 
gute Absicht des Schenkenden anzuerkennen und eine entsprechende Formulierung für die Danksagung zu finden. 

Meine Oma sagte immer: "Ein verbindendes Wort finden."

Kommen Sie erst einmal wieder "runter". Am besten, Sie schreiben einfach auf was das eigentliche Problem ist - und schon 
haben Sie den ersten Schritt zur Trennung von Emotion und Sache getan. 
Bereiten Sie sich vor. Sammeln Sie Zahlen, Daten und konkrete Beispiele - auf keinen Fall irgendetwas Gehörtes oder gar
Gerüchte mit einfließen lassen. 

Bleiben Sie ruhig und höflich, auch wenn sich der Ton des Gegenüber verschärfen sollte. Ich habe es in meinem Berufsleben

erlebt, dass jemanden, der aufgeregt ist oder sogar seine Contenance verloren hat, plötzlich ganz ruhig wurde, wenn ich

demjenigen höflich und ruhig entgegen trat. 

Menschen die wütend sind, hoffen innerlich auf eine ebensolche Wut zu treffen. Sie haben sich dann meist schon zurechtgelegt, was sie sagen wollen. Doch wenn sie nicht auf Wut treffen sondern Ruhe und Höflichkeit, dann ist ihre ganze Vorbereitung 
perdu und sie begeben sich automatisch auf das von Ihnen vorgegebene Gesprächsniveau. 

Mit einem solchen Verhalten signalisieren Sie auch, dass Sie an einem konstruktiven Gespräch interessiert sind und zu einer Lösung kommen wollen. Das können Sie konkret auch damit erreichen, wenn Sie das Gesprächsziel kurz formulieren:

"Mir ist es wichtig, dass wir heute gemeinsam eine Lösung finden."

Formulieren Sie Kritik sachlich ohne bloßzustellen. Schicken Sie eine Botschaft und nicht Vorwürfe; wie z. B., 

"Ich sehe hier ein Problem ..." statt: "Sie haben hier etwas falsch gemacht!"

Und wichtig, nur ein Thema pro Gespräch - keine "Liste aller Fehler seit 20.. .

Hören Sie wirklich aktiv zu. D. h., machen Sie sich Notizen von dem Gesagten. Oft ist es so, dass es nur eines Stichwortes bedarf und wir ziehen eine Schublade auf um einen Sachverhalt abzulegen. 
Doch gerade dies führt oft zu Konflikten. Denn das was jemand sagt muss nicht unbedingt etwas mit dem zu tun haben was wir 
darüber denken. 
Jeder hat seine eigene Definition von Dingen und Zusammenhängen. Daher sollten Sie am Ende der Ausführungen des Gegenübers, seine Ausführungen nochmal wiederholen und Definitionen abfragen - z. B., 

"Sie sagten viel. Was meinen Sie damit konkret? Fünfmal oder zehnmal oder eine andere Zahl?"

Wenn Sie das Gesagte noch einmal wiederholen, beginnen Sie damit zu sagen, dass Sie dies tun, damit Sie sicher sind, dass Sie 
ihn und sein Anliegen auch richtig verstanden haben. Ihr Gegenüber könnte sonst den Eindruck gewinnen, dass Sie ihn als
minderbemittelt betrachten. 

Halten Sie immer Blickkontakt und - schalten Sie ihr Handy aus - am besten vor den Augen ihres Gegenübers. So signalisieren 
Sie, das Ihnen das Gespräch wie auch ihr Gesprächspartner wichtig sind. 

Dadurch fühlt sich ihr Gegenüber abgeholt und reduziert seine Abwehrhaltung. 

Suchen Sie gemeinsam nach Lösungen. Laden Sie ihr Gegenüber dazu ein eine gemeinsame Lösung zu finden. 
Hier helfen Gesprächsstrukturen: Problem benennen, Auswirkungen klären, Lösungen vorschlagen. 

Sollte eine Lösung nicht gleich gefunden werden, dann vertagen Sie das Gespräch. Sagen Sie z. B.: 

"Wir haben verschiedene Lösungswege erörtert, ich würde vorschlagen, dass wir diese in Ruhe überdenken, 
das - Für und Wider - abwägen und bei einem weiteren Termin dies erörtern."

Schlagen Sie gleich einen Termin oder zwei vor; so weiß ihr Gegenüber, dass es Ihnen wirklich ernst ist und nicht das Sie ihn
nur los werden wollen. 

Am Ende danken Sie für die Offenheit und setzen eine positive Perspektive: 

"Ich freue mich, dass wir eine Basis gefunden haben um uns konstruktiv austauschen
zu können und gemeinsam an einer Lösung arbeiten."

Bedenken Sie: Es geht hier nicht darum alles "weichzuspülen" sondern respektvoll Klartext zu reden - damit Beziehungen nicht 
unter einzelnen Konflikten zerbrechen. 

Waren Sie mit ihrer Sprache eine gewisse Distanz, somit kommen Sie auch nicht in die Situation, dass Sie sich auf das, eventuell niedrige, Niveau des anderen begeben. 
Denn es werden Ihnen, in ihrem Berufsleben, leider auch Menschen begegnen, die erreichen wollen, das Sie ihre Contenance verlieren und sich hinreißen lassen etwas zu sagen, dass dann gegen Sie verwendet werden kann. 
Wenn derjenige am Ende mit seiner Tirade ist, sollten er damit nicht das letzte Wort haben. Er wartet ohnehin auf ihre Reaktion. Verwenden Sie hier einfach Worte die heute nicht mehr oft im Gebrauch sind aber genau treffen. So z. B.: 

• "... ist nicht anständig."
• "Das war unnötig."
• "Das ist unehrenhaft."
• "Das ist unredlich."

Mit ihrer Sprache begeben  Sie sich auf ein anderes Niveau. Ihr Gegenüber kann Ihnen nicht auf dieses Niveau - zumindest
nicht in dem Augenblick - folgen. 

Beenden Sie das Gespräch einfach, indem Sie sagen: 

"Ich glaube es ist besser für beide Seiten, wenn wir hier das Gespräch unterbrechen und
zu einem anderen Zeitpunkt weiterführen."

Sie lassen die Situation offen und ich bin sicher, ihr Gesprächspartner wird sich bei Ihnen entschuldigen. 

Sie können jetzt sagen: "Wenn mir so jemand begegnet, dann beende ich die Geschäftsbeziehung." Nun, aber gerade als Gründer befinden Sie sich oft nicht in dieser konfortablen Situation, da Sie die Einnahmen aus dieser - wenn auch toxischen - Geschäftsbeziehung benötigen. 

In einem solchen Fall, kann es schon hilfreich sein, einen Brief zu schreiben über die Beendigung der Geschäftsbeziehung - auch wenn dieser noch in der Schublade liegen bleiben muss. Aber der erste Frust ist erst einmal verflogen. 

Es gibt vier Zonen: 

1. Zone: 

Die Imtimzone. Diese Zone sollten Sie, ohne Ausnahme, im Geschäftsleben meiden. Sie umfasst ca. 60 cm um eine  Person 
herum. 

2. und 3. Zone:

Dies sind die persönliche und die soziale Zone. Die persönliche Zone ist hier dem Unternehmenspartner (also Partner im eigenen Unternehmen) vorbehalten. Sie beträgt ca. 60 cm bis 1,20 m. Also ungefähr eine Armlänge. Die soziale Zone ist für Geschäftskunden vorbehalten. Dies ist der Bereich zwischen 1,20 m und 3,50 m. 

4. Zone:

Damit ist die öffentliche Zone gemeint, welche den Bereich ab 3,50 m umfasst. 

Dann ist es allgemein üblich - bei signalisiertem Interesse - seine Visitenkarten auszutauschen. 

Es ist unhöflich diese einfach einzustecken. Behalten Sie sie einen Augenblick in der Hand und lesen Sie die Informationen 
darauf durch. Erst dann legen Sie diese in ihre Unterlagen (bei einem geschäftlichen Treffen) bzw. in ein Etui, wo sie die Ihnen übergebenden Visitenkarten sammeln. 
Umgekehrt übergeben Sie ihre Visitenkarte. Tun Sie das nicht, dann geben Sie zu verstehen, dass Sie an einem weiteren
Austausch nicht interessiert sind. 

Reden Sie deutlich und im angemessenem Ton. Seien Sie nicht nur höflich sondern achten Sie auch auf ihre Lautstärke. Wenn Sie laut oder/und undeutlich sprechen, kann ihre Botschaft anders beim Empfänger ankommen als von Ihnen gewollt. 

Sollten Sie sich in einem lautem Umfeld befinden, dann verschieben Sie das Gespräch. 

Legen Sie sich etwas zum schreiben neben ihr Telefon, so können Sie sich Notizen machen und eventuell noch einmal etwas rückfragen. Es hinterlässt keinen guten Eindruck, wenn Sie, entgegen der telefonischen Vereinbarung etwas anderes tun. 

Ihr Anrufbeantworter ist auch eine Art Visitenkarte ihres Unternehmens. Wenn Sie nicht erreichbar sind, dann gehört eine professionelle Ansage auf ihren Anrufbeantworter. Zum Inhalt gehört wer Sie sind (also Namen ihrer Firma und ggf., falls es ihre Direktnummer ist, ihr Name und ihre Stellung im Unternehmen) und die Nachricht, dass Sie gerade nicht erreichbar sind. Ein Ausdruck der Höflichkeit ist, wenn Sie ebenfalls versichern umgehend zurückzurufen, wenn Sie die Nachricht erhalten haben. 

Videokonferenzen

• Schalten Sie sich stumm. Es ist ein großes Problem bei solchen Konferenzen, wenn Hintergrundgeräusche von Teilnehmern vernommen werden die augenblicklich nicht sprechen. 
  
  
• Achten Sie auf ihre Körpersprache. Ich habe das selbst  schon gesehen, dass Teilnehmer anscheinend vergessen, dass Sie in einer Veranstaltung sind und jeder sehen kann was sie tun.
  
  Das geht vom Sesselschaukeln bis zum Katzen graulen.
  
  Denke Sie daran, eine Videokonferenz ist wie eine offline Veranstaltung. Ihre Verhaltensweisen können auch als Desinteresse an dem gedeutet werden, was andere sagen.
  
  
• Unterbrechen Sie niemanden. Das ist schon störend bei einer offline Veranstaltung. Doch in einer Videokonferenz ist das einfach tödlich. Es kann technische Probleme geben, darüber hinaus, i. d. R., hat sich jeder auf diese Konferenz vorbereitet, da er weiß, dass er nur ein bestimmtes Zeitfenster gibt um sich zu äußern. Der Ablauf der gesamten Konferenz wird dadurch gestört und schlimmstenfalls ihr Ziel nicht erreicht. 
  Wenn Sie Veranstalter einer solchen Videokonfenrenz sind, dann empfehle ich Ihnen die Auswahl selbst zu treffen, wer sprechen darf. Die anderen Teilnehmer stellen Sie dann stumm. 
  
  
• Kleiden Sie sich angemessen. Videokonferenzen zeigen ihre Kleidung - meist von der Hüfte aufwärts. Es kann aber auch vorkommen, dass Sie aufstehen müssen um eine Unterlage zu holen, dann sieht man Sie komplett. Ihre Kleidung sollte dem Dresscode des Anlasses entsprechen. 
  Wenn Sie als Solo- oder Kleinstunternehmer eine Videokonfenrenz mit einem Kunden haben den Sie schon länger kennen ist dies anders, als wenn Sie eine Konferenz mit ihrer Bank haben oder einer anderen Institution. 
  
  Und denken Sie auch an Frisur, Make-up, Hände. Sie sollten genauso gepflegt sein wie bei einer offline Begegnung. 
  
  Vergessen Sie nicht, dass auch eine virtuelle Interaktion einen bleibenden Eindruck hinterlässt. Im Zweifel verhalten Sie sich genauso wie bei einem persönlichen Gespräch.

Doch manchmal ist es durchaus sinnvoll Small Talk zu betreiben. Z. B. dann, wenn Sie auf jemanden treffen den Sie nicht kennen, der aber wichtig für ihr Unternehmen ist oder/und mit dem eventuell eine längere Geschäftsbeziehung angestrebt wird. 
Da wäre der Mitarbeiter der Bank zu nennen, der über ihren Kreditantrag entscheidet, das erste Gespräch mit einem Steuerberater, das Treffen wo über die Vergabe eines Auftrags entschieden wird, die Verhandlung mit einem Lieferanten oder die erste Begegnung mit einem anderen Unternehmer bzgl. einer Zusammenarbeit in einem Projekt. 

Small Talk kann dabei helfen den anderen besser einschätzen zu können, und dann eine Basis zu haben, um eine Verhandlung 
oder ein Gespräch so zu führen, dass es in der Richtung verläuft die Sie sich vorgestellt haben. 

Im Small Talk erfahren Sie, z. B., was die Vorlieben des anderen sind, welche Intressen er hat, seinen beruflichen Werdegang, 'eventuell sogar seine diesbzgl. Ambitionen, Informationen über seinen Kundenkreis (keine persönlichen sondern allgemeines
zu seiner Zielgruppe). 

Diese Informationen können Ihnen helfen, einzuschätzen ob ihr Gegenüber Ihnen sympathisch ist, ob sie eventuell gemeinsame
Interessen haben oder einen ähnlichen beruflichen Werdegang - der schon einmal ein kleiner gemeinsamer Nenner ist. 
Sie erfahren ob er und Sie die gleiche Zielgruppe haben oder das gleiche oder ein ähnliches Ziel abbilden in ihrer Unternehmensvision. 

Schon hier können Sie eine Vorentscheidung treffen, ob und wenn ja, in welcher Art sich eine zukünftige Zusammenarbeit 
gestalten wird. 

Umgekehrt erfährt ihr Gegenüber genau dasselbe über Sie und trifft ebenfalls schon diese Vorentscheidung. Egal ob bewusst
oder unbewusst. 

Wie schon im Kapitel über den ersten Eindruck gesagt, im Bruchteil einer Sekunde entscheidet das Gegenüber ob Freund oder Feind - nur auf Grund der Informationen die es in seinem Hirn gespeichert hat. Also des bisher Erlebten. 
In einem Small Talk haben Sie die Möglichkeit dies bei ihrem Gegenüber zu korrigieren. Es ist klar, dass Sie nicht wissen, welches
Bild von Ihnen im Kopf des anderen abgebildet ist, doch Sie sollten immer darum bemüht sein, dieses Bild - wie es auch sein
mag - zu verbessern. 

Und nicht vergessen; mit einem Small Talk können Sie auch diejenigen höfllich "abwimmeln" die Ihnen nicht genehm sind; wie 
z. B. jemanden der Ihnen - auf schon penetrante Weise - etwas unbedingt verkaufen will, obwohl er weiß, dass Sie es nicht haben wollen. 

Wie gestaltet sich nun ein solcher Small Talk?

Der Einstieg

Da gibt es zwei Szenarien. Sie sind mit der Person allein im Raum oder es sind mehrere Personen im Raum - die sich teilweise
nicht kennen. 

Da es immer unannehm ist, zumindest in der Situation, wenn die Stille den Raum erfüllt, sollten Sie hier die Initiative ergreifen und sich einfach erst einmal vorstellen. 

Wenn das anschließende Gespräch ohnehin nur Sie und ihr Gegenüber betrifft, weiß der Andere schon wer Sie sind. Hier sollten Sie trotzdem nachfragen wer Ihnen gegenüber steht. So z. B.: 

"Ich nehme an Sie sind Frau/Herr XY." 

oder

"Wir kennen uns noch nicht, ich bin hier verabredet mit Frau/Herrn XY."

Sollten mehrere Personen im Raum sein, z. B., bei einem Netzwerktreffen oder bei einem Vergabegespräch, dann schauen Sie sich im Raum um nach einer Person die alleine steht. Gehen Sie auf sie zu und stellen sich vor. Der Andere wird dies auch tun, und Sie wissen mit wem Sie es zu tun haben - da bei der Vorstellung (wie bereits erwähnt) auch die Stellung im Unternehmen erwähnt wird. 

Handelt es sich um ein Netzwerktreffen (also ein Treffen allgemeiner Art), dann können Sie z. B. fragen: 

"Wie haben Sie von dieser Veranstaltung erfahren?"

oder

"Über welchen Kontakt sind Sie heute hier?"

Eine solche Frage ist ein guter Einstieg mehr zu erfahren. So auch ob derjenige schon oft bei solchen Veranstaltungen war und ob er daraus einen Nutzen gezogen hat. Oder, wenn Sie schon auf einer solchen Veranstaltung waren und er das erste Mal, dann können Sie ihm ihre Erfahrungen mitteilen. 

Handelt es sich um ein Treffen, bei welchem Entscheidungen getroffen werden sollen oder vorbereitet, sind diese Fragen natürlich nicht angebracht. Hier sollten neutrale Themen gewählt werden die positiv besetzt sind aber auch nicht zu persönlich. Wenn Sie das erste Mal in der Gegend sind wo das Gespräch stattfindet könnten Sie fragen: 

"Ich bin das erste Mal in dieser Gegend und möchte nach dem Treffen noch etwas essen
gehen, könnten Sie mir ein gutes Restaurant empfehlen?"

Empfliehlt Ihnen ihr Gegenüber einen guten Italiener, kann dies der nächste Punkt sein an dem Sie anknüpfen können. So z. B.: 

"Vielen Dank, ich mag italienisches Essen sehr gerne. In meinem Urlaub fahre ich öfter in dieses
schöne Land und genieße die dortige Küche. Waren Sie auch schon ein Mal dort?"

Und schon entwickelt sich ein Gespräch, welches neutral ist, positive Erinnerungen wachruft und somit automatisch im Gehirn 
des Gegenüber ein positives Bild von Ihnen zeichnet.  

Haben sich in dem Raum ausschließlich Gruppen gebildet, dann wäre es natürlich am besten, wenn Sie verstehen könnten um 
welches Thema sich die Gespräche drehen. Finden Sie eines, dass nicht persönlich ist, sondern eher neutral - am besten mit 
ihrem Metier zu tun hat -  dann gesellen Sie sich einfach dazu. 
Doch tun Sie dies nur dann, wenn die Gruppe offen dasteht. Ist die Gruppe geschlossen mit dem Rücken, ist dies ein Signal, 
dass diese nicht gestört werden möchte. 

Wenn Sie Eingang in eine offenen Gruppe gefunden haben, dann nutzen Sie eine Pause um etwas zu sagen. Lassen Sie die anderen immer ausreden. 

Sollten Sie keine Gruppe finden, dann nehmen Sie sich ein Getränk (i. d. R. sind diese vorhanden), so z. B. eine Tasse Kaffee oder Tee. Dies hat den Vorteil, dass Sie beide Hände benutzen müssen - eine hängt also nicht nutzlos herum - und wenden Sie sich
dem Raum zu. Es wird nicht lange dauern, bis sich einer der anderen ihrer annimmt. 

Stellen Sie sich folgende Situation vor. 
Einer ihrer langjährigen Geschäftspartner lädt Sie ein zu einem Essen mit potentiellen ausländischen Kunden. Er tut dies, da er 
ihre Arbeit schätzt und er erfahren hat, dass es seinen potentiellen Kunden wichtig wäre zu erfahren, wie das Produkt hergestellt wird oder mit welchen Unternehmen ihr potentiell zukünftiger Geschäftspartner in seinen Projekten zusammenarbeitet. 

Um den Geschäftsabschluss ihres Geschäftspartners nicht zu gefährden und auch um das Verhältnis mit ihm nicht zu trüben, sollten Sie sich auf dieses Essen vorbereiten. 

Hier gibt es einiges zu beachten; auch wenn es sich um europäische Länder handelt wo Sie annehmen könnten, es handelt sich um den selben Kulturkreis - z. B. Österreich. 

Es gibt Themen die nicht angesprochen werden dürfen, die Art jemanden anzureden kann sehr wichtig sein, es gibt eine bestimmte Tischkultur, die Kleidung kann eine bestimmte Aussage treffen und Sie sollten darauf achten, dass auch bestimmte Gesten unangebracht sind. 

Auch wenn das Essen in Deutschland stattfindet, mit der Beachtung der Sitten und Bräuche des Landes ihrers Gegenübers zeigen Sie diesem ihre Wertschätzung und ihren Respekt. Dies kann Türen öffnen. 

Die IHK hat einen Business Knigge - International herausgegeben, den Sie sich hier als PDF herunterladen können. 

Dieser gibt wertvoll Hinweise. Sollten Sie in ein anderes Land reisen, dann empfehle ich Ihnen sich, im Vorfeld, an jemanden zu wenden, der Sie auf diese Reise entsprechend vorbereiten kann.