Der Kostenvoranschlag - worauf muss man achten, was ist der Unterschied zum Angebot

Es gibt wesentlichen Unterschiede zwischen einem Kostenvoranschlag und einem Angebot. 

Als Solo - oder Kleinstunternehmer sollten Sie die Gelegenheit der Erstellung eines Kostenvoranschlages wie auch eines Angebots nutzen; und dieses so detailliert wie möglich erstellen. Auch wenn, Sie sich denken, dass dies oder jenes eine Selbstverständlichkeit ist. 
Gerade größere Unternehmen bieten diese Selbstverständlichkeiten oft nicht an, da diese nur Kosten verursachen und sich 
am Ende für sie nicht rentieren. Doch als Solo - oder Kleinstunternehmer haben Sie weniger Gemeinkosten und sind flexibler. 

Gehen Sie ins Detail. Wenn der potentielle Kunde sieht, dass die Konkurrenz die eine oder andere Posititon nicht mit aufführt, 
dann haben Sie bereits einen Vorteil. 

INHALTSVERZEICHNIS 

1. Der Kostenvoranschlag

1.1. Arten von Kostenvoranschlägen
1.2. Rechtliche Vorgaben zur Gültigkeit von Kostenvoranschlägen
1.3. Welche Informationen sind besonders wichtig für den Kunden
1.4. Preisschwankungen im Kostenvoranschlag berücksichtigen
1.5. Hat der Kunde die Möglichkeit Änderungen im Kostenvoranschlag vorzunehmen und, falls ja, wie sollte dies geschehen?
1.6. Häufigste Fehler beim Erstellen eines Kostenvoranschlags
1.7. Unterschiede zwischen unverbindlichen und verbindlichen Kostenvoranschlag
1.8. Rechtliche Vorschriften bei Änderungen am Kostenvoranschlag
1.9. Vorlagen für Kostenvoranschläge

1.9.1. Elemente, die eine gute Kostenvoranschlags-Vorlage enthalten sollte
1.9.2. Vorteile für die Erstellung von Kostenvoranschlägen

2. Das Angebot

2.1. Welche Pflichtangaben müssen in einem Angebot enthalten sein?
2.2. Wie können Sie die rechtliche Bindung eines Angebots aufheben?
2.3. Kann ein Angebot nachträglich als freibleibend erklärt werden?
2.4. Gibt es spezielle Fälle, in denen die Bindungswirkung eines Angebots automatisch erlischt?
2.5. Wie können Sie sich vor unerwünschten Annahmen schützen?
2.6. Welche rechtlichen Schritte können ergriffen werden, wenn ein Angebot ohne Zustimmung angenommen wird?

3. Fazit 

1.1. Arten von Kostenvoranschlägen

Es gibt mehrere Arten von Kostenvoranschlägen. Sie unterscheiden sich vor allem in ihrer Genauigkeit und rechtlichen Bindung. 

a.) Der unverbindliche Kostenvoranschlag

Dies ist die häufigst angewandte Form. Hierbei handelt es sich um eine ungefähre Schätzung der voraussichtlichen Kosten, 
die auf Erfahrungswerten und überschlägigen Berechnungen beruht. 

Im rechtlichen Sinne ist der Unternehmer nicht an die genannten Preise gebunden. Sollte der Kostenvoranschlag direkt in 
einen Vertrag münden - er also Vertragsbestandteil sein - dann sind geringfügige* Preisüberschreitungen (meist bis 
zu 10%) zulässig. Bei wesentlichen Überschreitungen (ab etwa 15-20%) muss der Kunde informiert werden. 

b.) Der verbindliche Kostenvoranschlag

Hier garantiert der Unternehmer, dass die angegebenen Kosten nicht überschritten werden. Es handelt sich um eine Festpreisvereinbarung mit "Garantie auf ihre Richtigkeit". 

In der rechtlichen Wirkung dürfen die Kosten nicht überschritten werden, selbst bei unverhergesehenem Mehraufwand. 
Ein verbindlicher Kostenvoranschlag muss ausdrücklich als solcher bezeichnet sein. 

c.) Der grobe Kostenvoranschlag

Hierbei handelt es sich um eine sehr grobe, unverbindliche Schätzung die lediglich als erste Orientierungshilfe dient. Sie 
basiert meist auf Erfahrungswerten und weniger auf Berechnungen. 

Er hat keinerlei rechtliche Bindung. 

d.) Der detaillierte Kostenvoranschlag

Dies ist eine genaue und ausführliche Aufstellung aller zu erwartenden Kosten, basierend auf konkreten Berechnungen, 
Preisen und Mengen. 

Er kann sowohl unverbindlich als auch verbindlich  - und damit rechtlich bindend - sein, je nach Vereinbarung. 

e.) Die Pauschalpreisvereinbarung

In diesem Fall wird ein fester Gesamtpreis für die gesamte Leistung vereinbart; unabhängig vom tatsächlichen Aufwand.

Der vereinbarte Preis ist bindend, unabhängig von späteren Mehr- oder Minderaufwänden.  

* Die geringfügige Überschreitung

Dieser Begriff bezieht sich ausschließlich auf die Überschreitung der im Kostenvoranschlag genannten Gesamtsumme. 
Wenn nur einzelne Positionen überschritten werden aber in der Gesamtsumme sich nichts ändert, liegt keine Kostenüberschreitung vor. Dies trifft auch zu, wenn die Kostenüberschreitung auf Änderungswünschen durch den Kunden beruhen oder auf behördiche Auflagen zurückzuführen sind. 

Sollten Änderungswünsche des Kunden die Ursache sein, empfehle ich diese in einer gesonderten Vereinbarung niederzulegen. 

Bzgl. des Prozentsatzes, der für eine geringfügige Überschreitung als Grundlage dient, hat sich das Gesetz nicht eindeutig geäußert. Es gibt dazu unterschiedlichen Auffassungen in der Rechtsprechung. Eine Überschreitung der Kosten von 10% bei einer Gesamtsumme von 1.000 Euro ist anders zu bewerten als die gleiche Überschreitung bei einer Gesamtsumme von 100.000 Euro. 

Eine geringfügige Überschreitung liegt vor, wenn die Kostenüberschreitung unvermeidbar und sachlich begründet ist. Mehrkosten müssen detailliert angegeben werden und es muss eine Erklärung vorliegen, wie es zu diesen Mehrkosten kam. 

In solchen Fällen ist der Kunde verpflichtet, diese Mehrkosten zu akzeptieren, ohne dass eine gesonderte Verständigung notwendig ist.

Kommt es hingegen zu einer wesentlichen Überschreitung der Kosten, muss der Unternehmer diese dem Kunden unverzüglich mitteilen. Darüber hinaus muss der Unternehmer, möglicherweise, eine daraus entstandenen Schaden ersetzen, wenn er den Kostenvoranschlag schuldhaft zu niedrig erstellt hat oder Mehrkosten nicht vermieden hat. 

Eine wesentliche Überschreitung kann auch Auswirkungen auf den Zahlungsanspruch des Unternehmers haben, da der Kunde in einem solchen Fall ein außerordentliches Kündigungsrecht hat (§ 649 BGB).
Die Höhe des Zahlungsanspruchs richtet sich danach, ob der Kunde von seinem Kündigungsrecht Gebrauch macht oder nicht. 

Tut er dies, kann der Unternehmer nur die bereits geleisteten Arbeiten in Rechnung stellen, zzgl. etwaiger Auslagen.
Wenn der Kunde nicht kündigt, kann sich der Unternehmer seine tatsächlich angefallenden Kosten vergüten lassen. 

Eventuelle Fristen die im Kostenvoranschlag genannt wurden werden von diesem Begriff nicht erfasst. Eine Fristenüberschreitung wird rechtlich in der Praxis separat behandelt. 

Vergütung des Kostenvoranschlags

Rechtlich gesehen, besteht keine Vergütungspflicht (§ 632 Abs. 3 BGB)

Der allgemeine Grundsatz zu diesem Thema ist, dass es dem Unternehmer freisteht, in welcher Art er eine Festlegung 
seiner Vergütung vereinbart. Es muss kein Kostenvoranschlag oder ein Angebot geben. Eine Vergütung für einen Kostenvoranschlag oder ein Angebot kann daher nur verlangt werden, wenn es eine ausdrückliche Vereinbarung dazu
gibt. Dies gilt auch dann, wenn ein besonderer Aufwand für die Ausarbeitung eines solchen Kostenvoranschlags nötig ist.

Eine Ausnahme davon liegt vor, wenn bereits der Entwurf eine eigentliche, kreative Leistung darstellt. Dann ist davon 
auszugehen, dass eine Erstellung es Kostenvoranschlags (oder Angebots) gegen Vergütung im Vorfeld akzeptiert 
wurde (z. B. Erstellung von Logo oder eines Layouts) - auch wenn es nicht ausdrücklich vereinbart wurde. 
Dabei ist es unerheblich, ob der Kunde die Leistung tatsächlich anwendet oder nicht. 
So sieht es auch aus, wenn von Vornherein feststeht, dass es zu keinem Auftrag kommt (der Kostenvoranschlag dient 
lediglich zum Preisvergleich). Daraus folgt, dass die Erstellung des Kostenvoranschlags die eigentlichen Leistung ist. 

Wenn der Unternehmer die Vergütung eines Kostenvoranschlags in seinen AGB festschreibt und angibt, dass dies nur dann nicht gilt, wenn ausdrücklich etwas anderes vereinbart wurde; dann ist diese Klausel unwirksam (OLG Karlsruhe, Urteil vom 29.12.2005, Az_ 19 U 57/05). Eine solche Regelung in den AGB sind nur dann wirksam, wenn sie branchenüblich sind. 

1.2. Rechtliche Vorgaben zur Gültigkeit von Kostenvoranschlägen

a.) gesetzliche Gültigkeitsdauer:

Es gibt keine explizite gesetzliche Vorgabe, wie lange ein Kostenvoranschlag gütlig ist. Die Gültigkeitsdauer kann und sollte daher individiell festgelegt werden. Dies ist auch allein schon deshalb wichtig, da Preise, die Höhe der Inflationsrate u. a. nur zeitlich begrenzt zutreffend sind. Wenn Sie dann später ein Angebot erstellen oder der Kostenvoranschlag direkt in einen Vertrag mündet, kann es, dann, entweder zu einer Trübung der Kundenbeziehung kommen oder aber der Auftrag ist nicht mehr kostendeckend, geschweige denn gewinnerzielend. 

b.) Verbindlichkeit:

Ein Kostenvoranschlag ist grundsätzlich unverbindlich, es sei denn es wurde ausdrücklich eine Festpreisvereinbarung getroffen oder Sie garantieren, dass die veranschlagte Gesamtsumme nicht überschritten wird. 

c.) Kostenüberschreitungen:

Wird der Kostenvoranschlag Vertragsbestandteil, müssen Kostenüberschreitungen, die wesentlich sind, dem Kunden unverzüglich mitgeteilt werden. Der Kunde hat das Recht den Vertrag zu kündigen. 
Sollten Sie den Kunden nicht über die wesentliche Kostenüberschreitung informieren, ist der Kunde grundsätzlich so zu stellen, als hätte er von der Kostenüberschreitung erfahren. Das bedeutet, der Kunde muss die Mehrkosten nicht bezahlen. 

Wesentliche Kostenüberschreitungen sollten Sie daher immer schriftlich dem Kunden mitteilen und auch eine schriftliche
Mitteilung darüber verlangen, wie weiter zu verfahren ist. 

d.) Fristen:

Sie sollten im Kostenvoranschlag klar angegeben wie lange er gilt. Üblich sind Fristen von wenigen Wochen bis
maximal 2 Monaten - je nach Branche. 

e.) Kostenvoranschlag → Vertrag?:

Ein Kostenvoranschlag führt nicht automatisch zum Vertrag. Erst wenn auf Basis des Kostenvoranschlags eine ausdrückliche Auftragserteilung erfolgt, kommt ein Vertrag zustande (der Kostenvoranschlag wird Vertragsbestandteil).

WICHTIGER ASPEKT: 

Auch wenn ein unverbindlicher Kostenvoranschlag unterschrieben wird, führt die Unterschrift nicht automatisch zu

einem Vertrag. Erst wenn der Kunde ausdrücklich den Auftrag auf der Grundlage des Kostenvoranschlags erteilt,

entsteht ein Vertrag. Dies kann schriftlich, digital oder mündlich geschehen. 

1.3. Welche Informationen sind besonders wichtig für den Kunden?

Stellen Sie sich selbst die Frage bzw. anders herum, was würde Sie, als Kunde, ärgern, wenn es nicht in einem Kostenvoranschlag steht. 

a.) Transparente und nachvollziehbare Gesamtkosten:

Der Kunde möchte klar erkennen welche Kosten auf ihn zukommen - inklusive aller Einzelkosten und der Mehrwertsteuer

(das betrifft auch das Material - in Qualität, Menge und Kosten).  

Und noch eines ist wichtig! 

Formulieren Sie immer so, dass es ihr Kunde versteht. Wenn es unerlässlich ist mit 
Fachbegriffen, die in der Branche üblich sind, zu arbeiten. fügen Sie eine Legende mit der jeweiligen Definition bei. 
Egal ob es sich dabei um einen Privat - oder einen Geschäftskunden handelt. 
Bei einem meiner Kunden hat der Auftragnehmer dies nicht getan und am Ende viel Geld gelassen, da das Gericht der 
Auffassung meines Kunden gefolgt ist - bzgl. der Definition und dessen was der Kunde wirklich (nach herkömmlicher 
Lebensauffassung) erwarten konnte. 

b.) Detaillierte Leistungsbeschreibung:

Es muss eindeutig beschreiben sein, welche Leistungen erbracht werden, damit der Kunde klar erkennen kann, welche Leistungen wirklich angeboten werden - hier kann es zu Missverständnissen kommen, wenn der Kunde andere Vorstellungen von dem Umfang einer Arbeit hat als Sie. 

c.) Angaben zu Zusatz- und Nebenkosten:

Alle eventuell anfallenden Zusatzkosten (z. B. Anfahrtskosten, Materialzuschläge, Entsorgungskosten u. ä.) sollten offen ausgewiesen werden. 

d.) Zeitliche Angaben:

Der Kunde sollte wissen, wann die Leistung voraussichtlich erbracht wird und wie lange die Arbeiten dauern. Der Kunde
selbst muss Dispositionen treffen und es kann sein, dass es zu Terminverschiebungen beim Kunden kommt, welche dazu führen, dass sich die Arbeiten dann bei dem diesem Kunden mit Arbeiten bei einem anderen Kunden überschneiden. 
Hier sollte ein entsprechender Zeitplan festgelegt werden. Wenn der Kostenvoranschlag Vertragsbestandteil wird, können 
Zeitüberschreitungen zu rechtlichen Konsequenzen führen. 

e.) Gültigkeitsdauer des Kostenvoranschlags:

Es ist wichtig für den Kunden zu wissen, wie lange die angegebenen Preise und Konditionen gelten. 

f.) Kontakt- und Unternehmensdaten:

Vollständige Angaben zur Auftragnehmer und Auftraggeber sind wichtig und klar zu stellen, wer die eventuell zukünftigen Vertragspartner sind. 

Der Kunde wie auch Sie können dann Erkundigungen über den jeweils anderen einholen - was ebenfalls wichtig ist um 
die Entscheidung zu treffen ob man überhaupt einen Vertrag eingehen möchte. Darüber hinaus sollte festgehalten werden, 
wann und wer auf Unternehmerseite angesprochen wird. Es ist wenig sinnvoll, Sie - als Inhaber des Unternehmens anzurufen, 
wenn Sie in bestimmten Zeiten selbst bei Kunden sind und daher keine Unterlagen vorzuliegen haben. Hier sollte von 
vornherein vereinbart werden, dass die Korrespondenz schriftlich zu erfolgen hat; z. B. per E-Mail. 

g.) Zusätzliche Vereinbarungen oder Optionen:

Eventuelle Zusatzleistungen oder besondere Absprachen sollten ebenfalls eindeutig aufgeführt werden.  

1.4. Preisschwankungen im Kostenvoranschlag berücksichtigen

Um Preisschwankungen im Kostenvoranschlag korrekt und rechtssicher zu berücksichtigen sollten Sie folgende Maßnahmen
umsetzen:

a.) Unverbindlichkeit klar kennzeichnen:

Dies kann geschehen durch verschiedene Formulierungen, wie: 

- "ca", 
- "voraussichtlich", 
- oder durch einen expliziten Hinweis auf die Schätzung - "Alle Angaben beruhen auf einer Schätzung. Die spätere 
  Abrechnung erfolgt nach tatsächlichem Aufwand."

Nur dann sind Abweichungen von den angegebenen Preisen rechtlich zulässig. Doch am besten, Sie betiteln den 
Kostenvoranschlag als "Unverbindlichen Kostenvoranschlag". 

b.) Gültigkeitsdauer festlegen:

Geben Sie klare Befristungen für den Kostenvoranschlag an. So können Sie verhindern, dass zwischenzeitliche Preissteigerungen bei Material oder Lohn unberücksichtigt bleiben. 

c.) Hinweis auf Marktkonditionen:

Weisen Sie im Kostenvoranschlag darauf hin, dass die Preise auf den derzeitigen Marktbedingungen basieren und sich bei Änderungen (z. B. Materialkosten) diese angepasst werden. 

d.) Transparente Kommunikation bei Kostensteigerungen:

Zeichnet sich vor oder während der Auftragsausführung (wenn der Kostenvoranschlag in einem Vertrag gemündet hat)

eine Kostensteigerung ab, egal ob wesentlich oder nicht, informieren Sie den Kunden schriftlich und begründen Sie die Erhöhung. Vor der Auftragserteilung schafft dies Vertrauen und nach der Auftragserteilung stellen Sie somit sicher, dass Sie ihrer rechtlichen Verpflichtung, bzgl. einer wesentlichen Kostensteigerung, nachgekommen sind - da Sie nie mit 100%-iger Sicherheit wissen, wann dieser Sachverhalt eintritt. 

f.) Puffer einkalkulieren:

In Bereichen mit erwartbaren Preisschwankungen kann es sinnvoll sein, vorsichtig höhere Schätzungen anzusetzen, um bei einer Angebotserstellung im Rahmen des Kostenvoranschlags zu bleiben bzw. bei einer direkten Auftragserteilung Spielraum zu haben. 
Falls Sie auf einen Folgeauftrag oder eine Empfehlung des Kunden hoffen, könnten Sie so einen nicht benötigten Puffer
in die Endabrechnung einfließen lassen und so ein positives Bild bei dem Kunden hinterlassen. 

g.) Transparente Aufschlüsselung:

Listen Sie alle Kostenpositionen klar auf und verweisen Sie auf besonders schwankungsanfällige Bereiche oder in naher Zukunft zu erwartende Preiserhöhungen. So erkennt der Kunde wo Preiserhöhungen möglich sind und kann beim Vergleich mit anderen Kostenvoranschlägen feststellen, ob diese ebenfalls - seriöserweise - solche zukünftigen Änderungen mit angegeben haben. 

1.5. Hat der Kunde die Möglichkeit Änderungen im Kostenvoranschlag vorzunehmen und, falls ja, wie sollte dies geschehen?

Eigentlich können Sie sagen: "Das ist mein Kostenvoranschlag" fertig. Doch das ist wenig sinnwahrend, wenn Sie bestrebt
sind, dass aus dem Kostenvoranschlag ein Auftrag ergeht. 

Sie sollten dem Kunden die Möglichkeit geben, Änderungen vorzunehmen. Hier empfiehlt sich ein transparentes und 
strukturiertes Vorgehen.  

a.) Unverbindlichkeit klar kennzeichnen:

Dadurch wird auch für den Kunden klar, dass es sich nicht um ein - in Stein gemeißeltes Dokument - handelt. Beide Seiten können Änderungen vornehmen. 

b.) Schriftliche Änderungsvereinbarungen:

Jede gewünschte Änderung sollte schriftlich festgehalten werden und von beiden Seiten bestätigt werden. Dies schafft Klarheit und beugt Missverständnissen vor. 

c.) Kommunikationswege offenhalten:

Bieten Sie dem Kunden an, Änderungswünsche per E-Mail, postalisch oder, sofern möglich, über ein Onlineformular mitzuteilen. Zum einen werden Missverständnisse vermieden, Nachfragen erleichtert und zum anderen gibt es eine lückenlose Dokumentation im Falle eines Rechtsstreits.

d.) Klauseln für Änderungswünsche integrieren:

Ergänzen Sie den Kostenvoranschlag um einen Passus, der ausdrücklich darauf hinweist, dass der Kunde Änderungswünsche äußern kann und wie diese bearbeitet werden (z. B.: "Änderungswünsche können jederzeit schriftlich mitgeteilte werden und finden dann, nach einer gemeinsamen Abstimmung, Eingang in den Kostenvoranschlag.")

e.) Transparente Kommunikation:

Informieren Sie den Kunden zeitnah über die Auswirkungen seiner Änderungswünsche auf den Preis und den Zeitrahmen. Geben Sie ihm die Möglichkeit, die geänderten Konditionen zu bestätigen oder abzulehnen. 

1.6. Häufigste Fehler beim Erstellen eines Kostenvoranschlags

Unvollständige oder unklare Angaben

• Häufig fehlen wichtige Informationen, wie genaue Materialangaben, Arbeitsstunden oder Zusatzkosten
• Ungenaue oder pauschale Angabe, statt einer klaren und detaillierten Aufschlüsselung der einzelnen Positionen. 
  Dies erschwert den Kunden die Nachvollzieh - und Vergleichbarkeit. 

Fehlende schriftliche Fixierung 

•        Kostenvoranschläge werden nur mündlich oder formlos übermittelt. Hier ist die Nachweisführung im Streitfall 
         sehr schwer.

Unrealistische oder ungenaue Kostenschätzungen

•        Zu optimistische oder unzureichend recherchierte Preisangaben können zu erheblichen Abweichungen führen
         und das Vertrauen des Kunden beschädigen. Eine realistische Kalkulation ist wichtig. 

Fehlende Kennzeichnung der Unverbindlichkeit

•        Wird nicht klar kommuniziert, dass es sich um eine unverbindliche Schätzung handelt, können Kunden von
         einem Festpreis ausgehen. Das kann zu rechtlichen Problemen bei Nachforderungen führen.

Wichtige Details werden übersehen

•        Positionen werden vergessen oder unverständlich formuliert. Sollte es sich um einen Privatkunden handeln; wird
         im Streitfall mit ziemlicher Sicherheit zu Gunsten des Kunden geurteilt. 

Preisgestaltung ohne Puffer

•        Es wird kein Spielraum für unerwartete Kosten eingeplant. Gerade bei schwankenden Materialpreisen oder 
         unvorhersehbarem Aufwand kann das zu Problemen führen. 

Fehlende oder unklare Gültigkeitsdauer

•        Es wird vergessen, eine Gültigkeitsdauer für den Kostenvoranschlag anzugeben. Dadurch können  
         Missverständnisse bei späteren Preisänderungen entstehen. 

1.7. Unterschiede zwischen unverbindlichen und verbindlichen Kostenvoranschlag

Ein unverbindlicher Kostenvoranschlag ist eine ungefähre Schätzung, bei der Preisabweichungen möglich sind; während ein 
verbindlicher Kostenvoranschlag eine Festpreisgarantie darstellt, an die Sie sich halten müssen - unabhängig von späteren
Mehrkosten. 

Beim unverbindlichen Kostenvoranschlag muss der Kunde bei wesentlichen Kostenüberschreitungen informiert werden; 
kündigt er nicht, werden diese Kostenüberschreitungen vergütet. Beim verbindlichen Kostenvoranschlag tragen Sie das Risiko selbst. 

1.8. Rechtliche Vorschriften bei Änderungen am Kostenvoranschlag

Bei Änderungen in einem Kostenvoranschlag müssen Sie einiges beachten. 

a.) Unverbindlichkeit: 

Um Änderungen überhaupt möglich zu machen, muss der Kostenvoranschlag schon an sich als unverbindlich gekennzeichnet sein. Am besten stellen Sie dies am Anfang oder am Ende des Kostenvoranschlags klar dar. Sie können hier, z. B., formulieren: 

                                                          "Dieser Kostenvoranschlag ist unverbindlich."

Geht dies nicht, in irgendeiner Form, aus dem Dokument hervor, gilt dieser Kostenvoranschlag als verbindlich. D.h., Preisänderungen sind grundsätzlich ausgeschlossen (außer bei Änderungswünschen oder Eintreten von behördlichen Auflage die im Vorfeld nicht gegriffen haben)

b. Informationspflicht:

Diese wurde hier schon mehrfach erwähnt. Da aber eine wesentliche Kostenüberschreitung nicht klar definiert ist; empfehle ich jede Kostensteigerung - welche auch zu einer Überschreitung der Gesamtkosten führt - dem Kunden mitzuteilen. Das schafft Transparenz und Vertrauen in dem Verhältnis zwischen Ihnen und ihrem Kunden. 

c.) Schriftliche Fixierung aller Änderungen:

Jede Änderung sollte schriftlich festgehalten werden und von beiden Seiten bestätigt werden. Ganz wichtig ist dies bei Zusatzleistungen die der Kunde wünscht. Sollte der Kostenvoranschlag Vertragsbestandteil geworden sein, wird so Rechtssicherheit geschaffen. Sollte dies nicht so sein, behält der Kunde die Übersicht bei dem Vergleich zwischen den verschiedenen Kostenvoranschlägen die er sich eingeholt hat. 

d.) Gültigkeit:

Diese sollte, wie bereits erwähnt, in jedem Kostenvoranschlag festgelegt werden. Wenn es zu Änderungen kommt, z. B., durch Wünsche der Kunden, verlängert sich diese nicht automatisch.  Rein rechtlich wird durch eine Änderung ein neuer Kostenvoranschlag erstellt. Daher muss also auch die Gültigkeitsdauer neu festgelegt werden. Da es aber dazu keine gesetzlichen Regelungen gibt, bleibt, ohne ausdrückliche Anpassung, die bisherige Gültigkeitsdauer erhalten. 

e.) Rechtsgrundlage:

Die gesetzlichen Regelungen zum Kostenvoranschlag finden Sie im § 649 BGB.

f.) Änderungen bei Fehlern in der Berechnung: 

Diese Frage steht auch immer mal wieder im Raum. Wer arbeitet macht auch Fehler. 

Handelt es sich dabei um einen erkennbaren Fehler (ein sog. Kalkulationsirrtum), dann ist die Endsumme des Kostenvoranschlags zu korrigieren, wenn festzustellen ist, dass der Kunde und Unternehmer nicht der ziffernmäßig ermittelte Endbetrag als Preis für das Werk anzusehen ist, sondern das von den ausgeführten Einzelbeträgen auszugehen war, die hier letztlich nur falsch addiert wurden. 

Sie sollten also, auf jeden Fall, immer einen unverbindlichen Kostenvoranschlag erstellen (gilt auch für das Angebot), keinen Festpreis. Die Einzelposten wo weit wie möglich aufgliedern (am besten auch gleich mit dem jeweiligen Ausweis der Umsatzsteuer) so dass, offensichtliche Kalkulationsfehler jederzeit von Ihnen geändert werden können. 

Sollte der Kostenvoranschlag direkt in einen Vertrag münden, dann stellt sich die Lage wie folgt dar: 

Wenn die Leistung zum angegebenen Preis für den Unternehmer zumutbar ist, dann ist der Kunde nicht

verpflichtet auf den Fehler hinzuweisen; auch wenn er ihn schon bei Vertragsabschluss erkannt hat. Er kann

auf den - nun - vertraglich vereinbarten Preis beharren.

Wenn die Leistung zum angegebenen Preis für den Unternehmer nicht zumutbar ist, dann muss der Kunde
Sie auf den Fehler hinweisen, falls er ihn beim Vertragsabschluss bereits kannte. Hier kann der Kunde nicht 
auf die Durchführung der Arbeiten zu dem vereinbarten Preis bestehen.

Doch, wie Sie bestimmt schon festgestellt haben, wie können Sie dem Kunden nachweisen ob die Ausführung eines 
Auftrags zu dem "falschen" Preis für Sie zumutbar ist; bzw. wie weisen Sie dem Kunden nach, dass er Kenntnis von 
dem Fehler hatte und, zudem, auch wusste, dass es sich um eine Unzumutbarkeit für Sie handelt, wenn Sie den Auftrag
zu diesem Preis ausführen? 

Also ist Sorgfalt anzuwenden. Auch wenn es sich um ein unverbindlichen Kostenvoranschlag handelt. Denn er könnte
in eine Vertrag umgewandelt werden.  

1.9. Vorlagen für Kostenvoranschläge

Es gibt branchenspezifische Vorlagen für Kostenvoranschläge, welche die dort typischen Anforderungen, Begriffe und Strukturen berücksichtigen. Eine solche Vorlage erleichtert die Erstellung von Kostenvoranschlägen und sorgt für professionelle, rechtskonforme und übersichtliche Dokumente. 

HINWEIS: Beachten Sie aber, an wen Sie diesen Kostenvoranschlag versenden. Ist es jemand, der in der Branche zu Hause ist und die Termen versteht oder aber ist es jemand der branchenfremd ist bzw. ein Privatkunde. Ist letzteres der Fall, sollte dem eigentlichen Kostenvoranschlag eine Legende mit den verwendeten Termen vorangestellt werden um später nicht Meingungsverscheidenheiten oder gar einen Rechtstreit über den Umfang der angebotenen Leistungen im Kostenvoranschlag zu geraten. 

Beispiele für branchenspezifische Vorlagen: 

a. ) Handwerk: 

Es gibt angepasste Muster für verschiedene Gewerke wie Maler, Elektriker, Sanitär, Trockenbau oder Hausmeisterservice. Diese Vorlagen berücksichtigen typische Leistungen, Materialaufstellungen und Arbeitzeiten, die im Handwerk üblich sind.

b.) Dienstleistungen: 

Spezielle Vorlagen für Dienstleistungensunternehmen, etwa für Coaches, Berater, Reinigungsdienste oder IT-Dienstleister werden ebenfalls angeboten. Hier stehen oft Personalaufwand, Stundensätze und Servicepakete im Vordergrund.

c.) Einzelhandel: 

Bei den Vorlagen für den stationären und Online-Handel, liegt der Fokus auf Sortimentsplanung, Preisgestaltung, Lager- und Vertriebskosten. Auch Besonderheiten wie Rabatte oder Staffelpreise können integriert werden. 

d.) Gastronomie: 

Für Restaurants, Cafés oder Catering gibt es spezielle Vorlagen, die, bspw., Menüpreise, Personalkosten und Veranstaltungsleistungen abbilden. 

e.) IT- und Technikberufe: 

Auch hier gibt es Spezialvorlagen. Diese berücksichtigen, z. B., Lizenzkosten, Wartungsarbeiten oder die Kosten für Hardware. 

f.) Gesundheitswesen, Finanzdienstleistungen, Fertigung: 

Auch für diese Branchen gibt es Vorlagen für Kostenvoranschläge. Diese bilden branchentypische Leistungen, regulatorische Anforderungen und Kalkulationsarten ab. 

Wo finden Sie solche Vorlagen? 

• Fachverbände und Kammern (z. B. IHK, HWK) bieten branchenspezifische Vorlagen und Muster an, die auf die jeweiligen Anforderungen zugeschnitten sind. 
• Online-Plattformen wie monday.com oder Vorlagen-Center bieten eine breite Auswahl an anpassbaren Vorlagen für 
  nahzu jede Branche, oft mit branchenspezifischen Kalkulationshilfen und Layouts.
• Softwarelösungen und Tools (z. B. Microsoft Teams, AWS Lex) stellen ebenfalls branchenspezifische Templats 
  zur Verfügung, die sich in digitale Workflows integrieren lassen. 

1.9.1. Elemente, die eine gute Kostenvoranschlag-Vorlage enthalten sollte

Eine professionelle Kostenvoranschlag-Vorlage sollte folgende zentralen Elemente klar und übersichtlich abbilden: 

• Absenderdaten: Name, Adresse und Kontaktdaten von Ihnen wie auch die Zeiten ihrer Erreichbarkeit bzw. Nennung des konkreten Ansprechpartners
• Empfängerdaten: Name, Adresse und Kontaktdaten des Kunden
• Dokumenteninformationen: Eindeutige Bezeichnung als "Kostenvoranschlag", eine fortlaufende Nummer sowie das Ausstellungsdatum
• Leistungsbeschreibung: Detaillierte und verständliche Auflistung aller angebotenen Arbeiten, Dienstleistungen oder Produkten einschließlich Mengenangaben und ggf. Einzelleistungen
• Material- und Arbeitskosten: Transparente Aufschlüsselung der benötigten Materialien samt Kosten und der geschätzten Arbeitsstunden inkl. Stundensätzen
• Zusätzliche Kosten: Angaben zu etwaigen Spesen, Anfahrtskosten, Lieferkosten oder sonstigen Nebenkosten
• Gesamtkosten: Übersichtliche Darstellung der Gesamtsumme, idealerweise unterteilt in Netto- und Bruttobetrag inkl. der Mehrwertsteuer (der angewandet Prozentsatz ist wichtig - dieser kann sich auch ändern)
• Gültigkeitsdauer: Angabe, wie lange der Kostenvoranschlag gültig ist
• Zeitlicher Rahmen: Voraussichtlicher Zeitraum oder Fertigstellungstermin für die angebotenen Leistungen
• Zahlungsbedingungen: Hinweise zu Zahlungsfristen, - arten und ggf. Skonto oder Rabatten
• Hinweis auf Unverbindlichkeit: Klarstellung, dass es sich um einen Schätzung handelt und Preisänderungen möglich sind (sofern nicht garantiert)
• Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB): Optional, sofern vorhanden, der Verweis auf die AGB des Unternehmens

1.9.2. Vorteile von Vorlagen für Kostenvoranschläge

Vorlagen für Kostenvoranschläge bieten mehrere Vorteile. Sie sparen Arbeitszeit und helfen Ihnen die Professionalität ihres Unternehmens nach außen besser zu transportieren. 

• Zeitersparnis: Es entfällt ein wiederholtes Erstellen von Grund auf. Da Sie bereits alle Anpassungen vorgenommen haben, können Sie sich auf das Ausfüllen konzentrieren. 
• Schnelle Reaktion auf Kundenanfragen, Nachweishaltung: Durch die Vergabe von Nummern, können Sie den Kostenvoranschlag schnell dem Kunden zuordnen und rasch Auskünfte geben. Darüber hinaus, haben Sie eine lückenlose Nachweiskette über den Werdegang vom Kostenvoranschlag - dessen Inhalt - und der endgültigen Rechnung gegenüber dem Finanzamt.
• Formale Sicherheit: Durch eine Vorlage stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Pflichtangaben enthalten sind. 
• Fehlervermeidung: Durch die vorgegebene Struktur wird das Auftreten von Flüchtigkeitsfehlern oder Auslassungen minimiert. Die Zuverlässigkeit ihrer Kalkulation erhöht sich.
• Professionalität im Erscheinungsbild: Vorlagen sorgen für ein einheitliches und professionelles Layout. Dies stärkt das Vertrauen des Kunden und kann auch als Marketinginstrument wirken. 
• Flexibilität: Viele Vorlagen lassen sich auf ihre individuellen Anforderungen anpassen. Nicht nur bzgl. des Layouts oder Corporate Design sondern auch Klauseln. 
• Rechtliche Absicherung: Schon die Vorlagen sind oft auf die aktuelle rechtlichen Anforderungen angepasst. Doch die Rechtsprechung ist fließend; daher meine Empfehlung - der Gang zum Rechtsanwalt und eine Vereinbarung, dass dieser Sie über rechtliche Änderungen unaufgefordert informiert sollte Standard sein. 
• Transparenz und Übersichtlichkeit: Vorlagen verfügen über klare Gliederungen. So werden Leistungen und Kosten
  für den Kunden nachvollziehbarer. Denken Sie aber an das Einfügen einer Legende - bei branchenfremden Kunden oder Privatkunden - um Missverständnisse zu vermeiden. 

Das Angebot ist hinsichtlich seiner Bindungswirkung von einem Kostenvoranschlag zu unterscheiden. 

Bei einem Angebot, das der Kunde annimmt, ist der genannte Preis für die beschriebene Leistung verbindlich vereinbart. Es ist 
Ihnen nicht möglich, hiervon später abzuweichen oder den Leistungsumfang zur Kostendeckung zu reduzieren. 

Gemäß § 145 BGB ist ein Angebot also rechtlich bindent.

"Wer einem anderen die Schließung eines Vertrages anträgt, ist an den Antrag 
gebunden, es sei denn, dass er die Gebundenheit ausgeschlossen hat."

Dies würde zutreffen, wenn eine "Freizeichnungsklausel" verwendet worden wäre. Damit wird kundgetan, dass das Angebot
nur unter bestimmten Bedingungen gültig ist. 
Hierbei handelt es sich um "Freibleibende Angebote". Diese lassen explizit Raum für Anpassungen. So bleiben Sie flexible und 
der Kunde kann Änderungen vorschlagen, bevor es zur endgültigen Beauftragung kommt. 

So können Sie, z. B., formulieren: 

• unverbindlich oder Freibleibendes Angebot: das Angebot kann geändert oder zurückgenommen werden
• Preise freibleibend: die angegebenen Preise können sich ändern
• solange der Vorrat reicht: die angegebene Menge ist unverbindlich

2.1. Welche Pflichtangaben müssen in einem Angebot enthalten sein

Ein Angebot gilt als Geschäftsbrief und muss bestimmte Angaben enthalten, um rechtssicher und vollständig zu sein. 

a.) Name und Kontaktdaten des Anbieters: 

Dazu gehören Firmenname, Adresse, ggf. Telefonnummer und E-Mail- Adresse

b.) Daten des Angebotsempfängers: 

Name und Adresse des Kunden, an den sich das Angebot richtet

c.) Datum der Angebotserstellung: 

Das Angebotsdatum ist wichtig, da dieses den Fristbeginn der Gültigkeit markiert

d.) Genaue Bezeichnung und Beschreibung der Ware oder Dienstleistung: 

Art, Umfang und Qualtiät der angebotenen Leistungen müssen klar erkennbar sein

e.) Mengenangabe: 

Die angebotene Menge an Ware oder Dienstleistung muss angegeben werden.

f.) Preisangabe:

Der Preis pro Einheit und der Gesamtpreis, inkl. alle Nebenkosten wie auch der aktuelle gültigen Umsatzsteuer muss ersichtlich sein. 

g.) Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: 

Sofern vorhanden, ist die Angabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erforderlich

h.) Wirtschafts-Identifikationsnummer: 

Wenn Sie diese bereits erhalten haben, ist diese anzugeben (bzw., wenn Sie eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer haben, entspricht diese der Wirtschafts-Identifikationsnummer).

i.) Zahlungsbedingungen: 

Angabe zu Zahlungsfristen, Zahlungsart und ggf. Skonto oder Rabatten

j.) Lieferzeit oder Lieferzeitraum: 

Angaben wann die Ware geliefert oder die Dienstleistung erbracht wird. 

k.) Gültigkeitsdauer des Angebots: 

First bis wann das Angebot angenommen werden kann (Angebotsfrist)

l.) Handelsregisternummer und zuständige Behörde: 

Bei Handwerksbetrieben, Unternehmen die nicht natürliche Personen sind oder erlaubnispflichtige Tätigkeiten ausüben sind diese Angaben zu tätigen (sofern vorhanden)

Zusätzliche; aber nicht immer zwingende Angaben: 

• Angebotsnummer
• Verweis auf die Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB), sofern vorhanden
• Eigentumsvorbehalt, Erfüllungsort, Gerichtsstand und Regelungen bei Mängeln oder Störungen (wenn nicht bereits 
  in den AGB geregelt).

2.2. Wie kann man die rechtliche Bindung eines Angebots aufheben

Dies kann nur dann geschehen, wenn Sie im eigentlichen Angebot eine sog. "Freizeichnungsklausel" aufgenommen haben. 

Dies kann geschehen durch Formulierungen wie: 

• freibleibend
• unverbindlich
• ohne Obligo
• Preis vorbehalten

Ich würde Ihnen aber empfehlen, einfach zu schreiben, dass es sich bei dem Angebot um ein freibleibendes Angebot handelt
und geben Sie darüber hinaus auch an, was das Wort "freibleibend" bedeutet. Die o. g. Formulierungen könnten vom den Auftraggeber falsch gedeutet werden; und auch viele Menschen wissen nicht - gerade im Privatkundenbereich - was "freibleibend" eigentlich heißt. 

Wenn Sie ihr Angebot als freibleibend gekennzeichnet haben, bleibt es rechtlich unverbindlich, so dass Sie es jederzeit ändern oder zurückziehen können - natürlich nur solange der Kunde es nicht bereits angenommen hat und Sie der Annahme zugestimmt haben. 

Ohne eine "Freizeichnungsklausel" ist ein Angebot - gem. § 145 BGB - grundsätzlich verbindlich. 

2.3. Kann ein Angebot nachträglich als freibleibend erklärt werden?

 Nein!

Sie haben ein verbindliches Angebot abgegeben und damit eine verbindliche Erklärung über den Abschluss eines Vertrages gemacht. Nimmt der Kunde dieses Angebot an (fristgerecht, sofern eine First gesetzt wurde) kommt automatisch ein Vertrag zustande. 

Wenn Sie ein Angebot ohne den Zusatz "freibleibend" abgegeben haben, können Sie dieses nur solange widerrufen, solange es den Empfänger noch nicht zugegangen ist. (§ 130 Abs. 1 Satz 2 BGB). Danach ist ein Widerruf oder eine Änderung nicht mehr möglich. 

2.4. Gibt es spezielle Fälle, in denen die Bindungswirkung eines Angebots automatisch erlischt?

Ja! - Diese Fälle sind im BGB geregelt.

• Wenn der Empfänger des Angebots dieses ausdrücklich ablehnt. 
• Wenn das Angebot nicht in der vorgesehenen Frist angenommen wird. Wenn Sie keine Frist gesetzt haben, bestimmt das Gesetzt was eine - angemessene Frist - ist. Es gelten hier die §§ 146 und 147 Abs. 2 BGB.

Was versteht man nun konkret unter angemessener Frist?

• Unter Anwesenden (z. B. im persönlichen Gespräch oder am Telefon ) muss das Angebot sofort angenommen werden, sonst ist es am Ende des Gesprächs erloschen.

• Unter Abwesenden (z. B. per Brief oder E-Mail) kann ein Angebot nur bis zum Zeitpunkt angenommen werden, in dem der Anbieter unter normalen Umständen mit einer Antwort rechnen darf.

• Wenn das Angebot nicht exakt wie gemacht angenommen wird, sondern mit Änderungen oder Zusätzen, gilt dies 
  rechtlich als neues Angebot. Das ursprünglich gemachte Angebot erlischt. 

FAZIT: Ein Angebot verliert seine Bindungswirkung automatisch, wenn es abgelehnt, nicht rechtzeitig angenommen oder mit Änderungen oder Zusätzen angenommen wird. 

2.5. Wie kann ich mich vor unerwünschten Annahmen schützen?

Sie haben ein Angebot gemacht und im Nachhinein tritt ein Ereignis ein, dass dazu führt, dass Sie den Vertrag (wenn das Angebot angenommen wird) nicht mehr kostendeckend ausführen können (z. B. Personalausfall (Sie müssten Personal über Fremdanbieter kostenintensiv einkaufen), Materialkosten sind aus geopolitischen Gründen extrem angestiegen o. ä.)). 

Hier entsteht natürlich der Wunsch, dass das Angebot nicht angenommen wird. 

Was können Sie schon im Vorfeld tun um einem solchen Fall begegnen zu können? 

• Am effektivsten ist es natürlich, wenn Sie ein freibleibendes Angebot abgegeben haben. Hier haben Sie die Möglichkeit dieses noch im Nachhinein zu ändern oder von diesem zurückzutreten. 
• Legen Sie in allen Angeboten Fristen fest, nach deren Ablauf das Angebot automatisch erlischt. Wurde die First überschritten, ist das Angebot nicht mehr gültig. 
• Stellen Sie als Bedingung zur Angebotsannahme, dass diese erst dann zustande kommt, wenn sie schriftlich erfolgt ist. 
• Regagieren Sie auf alle Anfragen des Empfängers des Angebots zeitnah, damit es nicht zu einem Vertrag kommt durch eine stillschweigende Annahme. 
• Halten Sie jegliche Korrespondenz schriftlich fest. Diese betrifft auch Telefon - oder persönliche Gespräche. Fertigen Sie über diese eine Gesprächsnotiz oder ein Gesprächsprotokoll an. Übersenden Sie dieses an den Empfänger des Angebots. Nimmt er dazu keine Stellung, stimmt er dem Inhalt zu. In diesen Gesprächen könnten auch Änderungswünsche geäußert worden sein; welche zu einem automatischen Löschen des Angebots führt. 

Wenn Sie kein freibleibendes Angebot versandt haben und auch keine Firsten oder Bedingungen für eine Angebotsannahme festgelegt worden sind, dann bleiben nur zwei Möglichkeiten: 

Hoffen, das der Empfänger des Angebots Änderungswünsche hat - da diese automatisch zu einem Erlöschen des gegebenen Anbots führen oder er die Frist der Annahme gem. § 147 Abs. 2 BGB überschreitet. 

oder

Sprechen Sie mit dem Empfänger des Angebots und legen Sie dar, warum eine Annahme des Angebots für ihr Unternehmen schädlich wäre. 
Ich empfehle hier den persönlichen Kontakt (nicht am Telefon) oder, wenn Ihnen dieser Kommunikationsweg nicht behagt, dann schreiben Sie einen persönlichen Brief (keine E-Mail). 

2.6. Welche rechtlichen Schritte können ergriffen werden, wenn ein Angebot ohne Zustimmung angenommen wird?

Wenn ein Angebot ohne Zustimmung angenommen wird, also bspw. der Kunde behauptet, ein Vertrag sei zustande gekommen, obwohl der Anbieter das Angebot nicht (oder nicht in der vorgeschriebenen Form) akezptiert hat, können rechtliche Schritte ergriffen werden. Hierzu ist folgendes notwendig und auch mit einem Rechtsanwalt abzusprechen: 

a.) Prüfung, ob ein wirksamer Vertrag zustande gekommen ist 

Ein Vertrag kommt grundsätzlich nur zustande, wenn Angebot und Annahme übereinstimmen und beide Parteien ihre Willenserklärung abgegeben haben. 
Wurde das Angebot jedoch mit einer Freizeichnungsklausel ("freibleibend", "unverbindlich", o. ä.) versehen, gilt die Annahme des Kunden nicht als Vertragsabschluss, sondern lediglich als neues Angebot, das Sie erst annehmen müssen.

b.) Unverzügliche Zurückweisung der Annahme:

Wenn der Kunde ein Angebot annimmt, das so nicht (mehr) besteht oder das mit Vorbehalt versehen war, sollten Sie die Annahme umgehend und schriftlich zurückweisen. Besonders im kaufmännischen Verkehr kann Schweigen, u. U., als Zustimmung gewertet werden - daher ist eine schnelle und eindeutige Ablehnung wichtig.

c.) Anfechtung des Vertrages: 

Wenn der Vertrag irrtümlich zustande gekommen ist, so durch einen Erklärungsirrtum (Preisangaben sind falsch, Tippfehler) oder gar einer arglistigen Täuschung, können Sie den Vertrag anfechten. Sie müssen aber die Anfechtung umgehend erklären, diese ist auch nur in bestimmten Fällen zulässig (offensichtliche Fehler oder Täuschung). 

d.) Rücktrittsrecht prüfen: 

Ein Rücktrittsrecht vom Vertrag ist nur möglich, wenn dies ausdrücklich vereinbart wurde oder wenn der Vertragspartner damit einverstanden ist. Ansonsten bleibt nur zu prüfen ob gesetzliche Rücktrittsrechte bestehen. 

e.) Dokumentation: 

Halten Sie jegliche Kommunikation schriftliche fest. Sollte es zu einem mündlichen Austausch kommen, fertigen Sie im Nachhineine ein Gesprächsprotokoll an; übersenden Sie dieses an den Vertragspartner und weisen darauf hin, dass er in einer bestimmten Frist Änderungen daran mitteilen muss, nach dieser Frist werden Sie davon ausgehen, dass er den darin gemachten Ausführungen zustimmt. 

Prinzipiell ist ein Kostenvoranschlag, im Gegensatz zu einem herkömmlichen Angebot, rechtlich nicht bindend. 

Es gibt Ausnahmen davon. Hier wie da. 

Ich möchte Ihnen folgendes empfehlen: 

1. Nutzen Sie die Möglichkeit, einen Kostenvoranschlag als "unverbindlich" bzw. ein Angebot als "freibleibend" zu 
    deklarieren. So bleiben Ihnen viele Wege offen, Fehler im Nachhinein zu korrigieren oder vom Angebot zurückzutreten,
    die Ihnen ansonsten verwehrt wären oder nur unter schwierigen und kostspieligen Umständen möglich sind zu 
    beschreiten.

2. Geben Sie immer eine Annahmefrist vor.

3. Bei branchenfremden Geschäftskunden oder Privatkunden definieren Sie die branchenüblichen Termen.

4. Kalkulieren Sie einen Puffer bei den Kosten wie auch bei der Zeit mit ein.

5. Weisen Sie immer die Umsatzsteuer aus und achten Sie darauf, dass die angegebene Umsatzsteuerhöhe sich auf 
    die bei der Ausführung geltenden gesetzlichen Bestimmungen bezieht. Die Höhe der Umsatzsteuer kann vom 
    Gesetzgeber geändert werden, dies muss nicht immer eine generelle Änderung sein, sie kann auch nur auf 
    bestimmte Güter oder Dienstleistungen beschränkt sein (das gilt auch für Entscheidungen des BGH).

6. Stellen Sie alles so detailliert wie möglich dar, egal ob es sich um einen Kostenvoranschlag oder ein Angebot handelt      beide können in einen Vertrag münden und sind dann bindet. Es spielt dabei keine Rolle ob sie vorher als 
    "unverbindlich" oder "freibleibend" bezeichnet wurden. Kommt es zu Missverständnissen wird immer öfter zu 
    Gunsten des Auftraggebers entschieden.  

7. Fertigen Sie sich Muster für einen Kostenvoranschlag (oder jeweils einen für den B2B bzw. den B2C-Verkehr) und für
    ein Angebot an. Egal ob Sie diese mit oder ohne Vorlage erstellen - geben Sie diese dann an einen Rechtsanwalt zur 
    Überprüfung und vereinbaren Sie mit ihm, dass er Gesetzesänderungen oder Rechtssprechung lfd. in diese
    einarbeitet.

8. Dokumentieren Sie jegliche Kommunikation mit dem Kunden, auch wenn Sie denken, dass diese belanglos sei. Im 
    Streitfall zählt jede Aussage; ist diese nicht dokumentiert kann diese auch durch den Kunden anders gedeutet und 
    dargestellt werden. 

9. Ziehen Sie Erkundigungen über ihre potentiellen Kunden ein. Dies ist eigentlich normal; aber ich sehe es immer
    wieder, dass es oft nicht gemacht wird und dann bleiben Sie auf ihren Kosten sitzen. 

10. Sollten Kostenüberschreitungen eintreten oder absehbar sein, teilen Sie diese dem Kunden mit. Egal ob es sich
      dabei eine Unwesentliche oder Wesentliche handelt, im Gesetz ist dies sehr nebulös formuliert und was ein Gericht
      letztlich entscheidet ist dabei offen. 

11. Bevor Sie einen Kostenvoranschlag oder ein Angebot verschicken, lassen Sie es noch einmal gegenlesen. Sind Sie 
       Solounternehmer, dann lassen Sie es einen Tag liegen und lesen es dann nochmals durch.

12. Notieren Sie sich die Fristen die für den Kostenveranschlag bzw. das Angebot gelten - am besten in ein
       Fristenbuch. So gewährleisten Sie, dass Sie immer zeitnah tätig werden - sprich eventuell einen
       Kostenvoranschlag/ein Angebot ändern bzw. stillschweigende Annahmen vermeiden werden. 

13. Als Solounternehmer achten Sie darauf, dass weder im Kostenvoranschlag noch im Angebot die Wörter "Stunden -
      oder Tagessätze" auftauchen; oder irgendwelche anderen Zeitangaben, welche in Verbindung mit ihrer Tätigkeit
       stehen (z. B.: X Stunden Reisetätigkeit). Dies ist ein Einfallstor für die DRV um ihre Tätigkeit im B2B-Verkehr als 
       scheinselbständig darzustellen. Überlegen Sie wieviel Zeit Sie insgesamt für die Dienstleistung brauchen 
       (inkl. der Reisekosten) und geben Sie dann einen Preis für das gesamte Werk an. Somit tragen Sie das 
       unternehmerische Risiko, durch Mehrarbeit ihren Gewinn zu mindern.

14. Arbeiten Sie sorgfältig, D. h., eine geordnete Ablage, geordnete Abläufe, geordnete Kommunikation. Dies
       verkürzt nicht nur ihre Reaktionszeit bei der Kommunikation mit dem Kunden und spart Zeit bei der Arbeit sondern - 
       auch hier das Thema DRV und Solounternehmer - gibt auch ein Bild von einem seriösen Unternehmen. Denn wie
       Sie arbeiten und ihr persönliches Arbeitsumfeld wird auch von der DRV begutachtet. Sollte diese zu dem Schluss 
       kommen, dass in ihrem Unternehmen ein heilloses Durcheinander herrscht, dass mit dem herrkömmlichen Bild 
       eines Unternehmens nichts zu tun hat, dann wird Ihnen die Unternehmereigenschaft abgesprochen. 

15. Sind Sie in irgendeiner Weise unsicher - auch wenn es ein Bauchgefühl ist - dann fragen Sie entweder einen 
      Unternehmensberater oder, bei rechtlichen Fragen, einen Rechtsanwalt. Es ist besser hier einen überschaubaren
      Betrag für einen guten Rat auszugeben als am Ende viel Geld und Zeit in den Sand zu setzen. 

16. Und zum Schluss - auch wenn es aus der Zeit gefallen scheint - im Zeitalter von KI, sollten Sie darauf achten, dass
       ihr Kunde auch wirklich eine Person (egal ob natürlich oder juristisch) ist. Daher lassen Sie sich Annahmen von 
       Kostenvoranschlägen oder Angeboten immer eigenhändig unterschrieben im Original zusenden. Verankern Sie 
       diese Forderung in ihrern AGB bzw. explizit in den Kostenvoranschlägen bzw. Angeboten selbst. 
       Und halten Sie sich selbst an diese Prozedur. 

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