Rechtskataster - Warum und Wie

 

In Branchen in denen z. B. das Umweltrecht eine Rolle spielt ist es eine besondere Verpflichtung der Geschäftsleitung auf die Einhaltung der Gesetze zu achten. Wird diese Pflicht verletzt so haftet der Geschäftsführer. Dies gilt auch, wenn die Arbeit outgesourct wird.

Die Erstellung eines Rechtskatasters ist nicht verpflichtet aber durch aus sinnvoll und beim Thema „Löschung von Daten“ bzgl. der Fristenregelungen eine große Hilfe.

 

Die Grundlage eines Rechtskatasters ist immer das Wissen, welche gesetzlichen Regelungen bzw. andere Bestimmungen sind für mein Unternehmen bindend. Große Unternehmen werden diese Aufgabe an ein dafür spezialisiertes Unternehmen weitergeben; in kleinen Unternehmen – gerade bei Soloselbständigen – wird das eher innerbetrieblich geregelt werden.

 

Stellt sich die Frage wo erfahre ich welche Regeln mein Unternehmen berühren. Als Gewerbetreibender könnte hier die IHK helfen, als Handwerker die Handwerkskammer. Bist du Freiberufler, fällt mir hier der Branchenverband ein. Sollte es diesen nicht geben dann könntest du noch einen Rechtsanwalt befragen, der sich auf deine Branche spezialisiert hat. Bzgl. der Regelungen die Steuern und Löhne betreffen kann der Steuerberater Auskunft geben, solltest du keine haben, gibt auch das Finanzamt Auskunft. Es kann darüber hinaus auch noch spezielle Regeln geben auf Grund des Standorts deines Unternehmens, frage dafür am Besten bei deinem Bürgermeisteramt nach oder Landratsamt. Und vergiss auch nicht deine Versicherungen und sonstigen Verträge.

 

Nun hast du eine Basis, diese muss aber immer auf dem aktuellen Stand sein. Da es nicht im normalen Geschäftsbetrieb machbar ist immer wieder alle möglichen Regelwerke auf Änderungen durchzusehen, solltest du die Funktion von Newslettern nutzen. Die IHK bieten diese an, wie auch zunehmend Rechtsanwaltskanzleien, auch das Bundesministerium für Justiz und Verbraucherschutz stellt fast das gesamte Bundesrecht im Internet zur Verfügung. Das Bundesfinanzministerium informiert über Steuern und Zoll und die IHK Hochrhein-Bodensee informiert regelmäßig in Newslettern über aktuelle Änderung von Rechtsvorschriften (hierzu ist aber eine aktive Anmeldung nötig).

 

Die hier genannten Quellen sind nur eine Auswahl. Da jedes Unternehmen individuell ist und jeder Unternehmer einen anderen Anspruch an seine Geschäftsführung hat ist es wichtig etwas Zeit auf die Bestimmung der Rechtsgrundlagen für deinen Geschäftsbetrieb zu verwenden. Und vergiss dabei nicht die AGB der Versicherungen, Banken und sonstiger Geschäftspartner.

 

Neben dem Überblick zu den Rechtsvorschriften die für dein Unternehmen Relevanz haben sowie den Quellen dazu, legst du nun auch fest in welchem Abstand diese Quellen auf Änderungen überprüft werden. Dann musst du auch daran denken, dass sich nicht nur die geltenden Rechtsvorschriften ändern, sondern auch dein Unternehmen. Ein Beispiel; in 2020 haben viele Unternehmen ihre Vertriebswege um das Internet erweitert. Und schon gibt es eine Reihe von Rechtsvorschriften die beachtet werden müssen, welche vorher nicht relevant für dich waren.

Und noch eines, wenn es neue Vorschriften oder Regeln gibt, erfährst du diese nicht über die Änderungen bereits geltender Vorschriften und Regeln, da sie schlichtweg bisher nicht existiert haben. Diese erfährst du nur über Fachinformationsplattformen (Infos hierüber über IHK, HWK, Verbände usw.)

 

Wie sieht nun so ein Rechtskataster aus. Vorschriften gibt es dafür nicht es sollte aber folgende Punkte abdecken:

 

-          Name der Rechtsvorschrift (inkl. üblicher Abkürzung)

-          Ausfertigung und aktueller Stand der Rechtsvorschrift, ggf. Vorgängerrechtsvorschrift, wenn diese geändert oder gestrichen wurde

-          Typ der Vorschrift (Gesetz, Verordnung, Vorschrift, Norm, Vertrag …)

-          Herausgeber der Vorschrift (EU, Bund, Land, Versicherung, Norminstitut …)

-          Relevanter Paragraf, Absatz, etc. der für dein Unternehmen von Bedeutung ist

-          Für wen, für was oder/und wo ist diese Vorschrift relevant?

-          Interne Verantwortlichkeit (sofern es Mitarbeiter im Unternehmen gibt)

-          Wo sind die aktuellen Nachweisdokumente zu finden (Ordner, Internet, etc.)

-          Datum der letzten Überprüfung

-          Festhalten von einzuhaltenden Fristen (auch im Hinblick auf Löschung von Daten oder Vernichtung von Unterlagen)

 

Am besten du legst eine Tabelle an in der du auch die Verlinkungen zu den Überprüfungsmöglichkeiten hinterlegst – dass spart Arbeit und schafft Übersicht.

 

Noch etwas was oft vergessen wird. Zu allen Verträgen, Genehmigungen und anderen Vorgängen die auf Rechtsvorschriften beruhen – immer die damit verbundenen zu Zeitpunkt des Vorgangs gültigen Rechtsvorschriften dazulegen. Gesetze ändern sich, Verordnungen auch, wie auch AGB und Versicherungsbedingungen u. v. a. mehr. Für den Vorgang ist aber immer gültig die zum Zeitpunkt des Vorgangs gültige Rechtsvorschrift, nicht eine später festgelegte – es sein denn du hast dieser Änderung zugestimmt, dann gehört diese Zustimmung natürlich auch zu dem Vorgang.

Eine Archivierung sollte innerhalb des Unternehmens vorgenommen werden (Papier oder/und elektronisch). Das Internet sollte davon ausgenommen sein. Es ist kein Ort für ein Archiv, da es weder sicher noch langfristig gleichbleibend ist.  Du musst auch daran denken, dass es gibt auch noch Vorgänge aus dem 19. Jahrhundert oder noch früher die immer noch ihre Gültigkeit haben (z. B. der Vertrag über den Erwerb eines Grundstücks, welches dann in das Unternehmen eingelegt wurde und dann mit vererbt).

 

Es gibt im Internet einige Vorlagen für die Anlage einer Exceltabelle zum Rechtskataster. Doch bevor du daran gehst, suche dir in Ruhe zusammen welche Rechtsvorschriften – egal welcher Art – für dein Unternehmen gültig sind. Versuche die Quelle zu finden und die woher du die Aktualisierungen bekommst und lege dir ein Archiv an wo du alle rechtlichen Vorgänge mit ihren zum Zeitpunkt ihrer Entstehung geltenden Vorschriften ablegst. Und wenn du das alles zusammen hast, übertrage dies in die Exceltabelle und vergiss eventuelle Fristen nicht. Trage diese am Besten in ein Fristenbuch ein oder du hast die Möglichkeit dich elektronisch erinnern zu lassen.

 

Ach und der Überprüfungsmodus, wenn er zu große Abstände hat, kann dir eventuell etwas durchrutschen. Ich empfehle dir zu Anfang quartalsweise vorzugehen; viele Änderungen erfährst du ja über die Newsletter von den Anbietern wo du dich eingetragen hast, den Rest musst du selbst überprüfen. In Tipp dazu, durch die üblichen Abkürzungen die du im Kataster festgehalten hast, kannst du die Vorschrift im Internet aufrufen – i. d. R. wird dir dort die neuste Fassung angezeigt. Weicht das Datum von dem das du in deinem Kataster hast ab dann gab es eine Änderung.

 

Dies ist eine Arbeit die nicht an einem Tag erledigt ist und du musst ja auch noch deinen normalen Geschäftsbetrieb aufrechterhalten. Also teile alles in Teilschritte ein und gehe systematisch vor.

 

 

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