Korrespondenz

 

Hast du auch schon einmal eine E-Mail oder einen Geschäftsbrief erhalten und konntest mit dem Inhalt so garnichts anfangen. Die Formulierungen waren so schlecht, dass die Informationen völlig verloren gegangen sind. Oder du hast Korrenspondenz erhalten mit Rechtsschreibfehlern, einer unübersichtlichen Gestaltung und von der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften für Geschäftskorrespondenz ganz zu schweigen.

 

Was bewirkt dies bei dir? Nun bei mir hinterlässt dies einen negativen Eindruck. Unbewusst assoziiere ich, dass die Arbeit des Geschäftpartners nicht hochwertig ist oder/und das er der Geschäftsbeziehung mit mir keinen besonderen Wert beimisst. 

 

 

Umgekeht gilt das genauso! Die Korrespondenz ist das Aushängeschild deines Unternehmens. Nun als Einzelunternehmer hast du kein Sekretariat, wo du dieses Wissen abrufen kannst aber du kannst Briefe die sich wiederholen (Angebote, Auftragsbestätigungen, Absagen, Bestätigungen usw.) schon als Musterbriefe vorformulieren. Ein Musterbrief hat auch den Charme, dass du mit deiner Zeit effektiver umgehen kannst. Doch denke immer an die persönliche Ansprache. Viele Empfänger erkennen sehr wohl ob sie ein Standardschreiben vor sich haben oder ein persönlich formuliertes Anschreiben.

 

Für den äußeren Rahmen (Platzierung von Adressfeld, Abbildungen, Leerzeilen oder Grußformeln, Anreden uva.) gibt dir die DIN 5008 eine Antwort.  Sie ist kein Gesetz aber sie kann dir sehr wohl helfen. Und ein Profi kann ein kompetent formuliertes Schreiben erkennen. Bedenke auch, in vielen Unternehmen trifft die erste Entscheidung, ob ein Brief auch den Schreibtisch des eigentlichen Empfängers erreicht, das Sekretariat. Es gibt Chefs die die Anweisung geben, dass unsaubere, schlecht formulierte und unprofessionell geschriebene Briefe ihnen nicht vorgelegt werden.

 

Also, ein Geschäftsbrief oder eine E-Mail ist deine Visitenkarte und die Gestaltung (äußere wie innere) kann Türen öffnen oder aber geschlossen halten. Behandle jeden Geschäftsbrief bzw. E-Mail als wenn es eine Bewerbung wäre.

 

Wenn du die äußere Gestaltung deiner Musterschreiben vorgenommen hast widme dich dem Inhalt, sprich den Formulierungen. Keine verstaubten Floskeln, Bandwurmwörter oder Bürokratendeutsch. Beachte aber, bestimmte Worte oder Formulierungen haben eine bestimmte Bedeutung; gerade in Fach- oder Branchenkreisen. Dort kann eine, für andere bürokratische Formulierung, durchaus Sinn machen, da sie einen Sachverhalt komplett darstellen kann oder Rechtssicherheit schafft.

 

Nicht jeder ist zum Schriftsteller geboren. Also wenn du Schwierigkeiten mit einem modernen, frischen Stil hast der auch noch gewandt daherkommt soll (abwechselungsreiches Vokabular, aktive und positive Formulierungen) dann wende dich an einen Profi. Dies sind i. d. R. Texter die meist für die Werbung von Unternehmen arbeiten. Und wenn du jetzt denkst: " Für die Werbung?", jeder Brief ist eine Werbung für dein Unternehmen und für dich. Es ist ein Investment. Ja! Aber es ist gut angelegt.

 

Dann gibt es noch die E-Mail. Sie hat sich längst gleichwertig neben dem Geschäftsbrief etabliert. Doch nicht immer ist die E-Mail das richtige Medium und nicht immer muss ein Brief geschickt werden. Du musst abwägen was das richtige Mittel der Korrenspondenz ist.

 

Zum einen gibt es hier auch den Aspekt der Rechtssicherheit zu beachten aber auch Stil und Etikette. Eine Beileidsbekundung erfordert einen Brief genauso wie der Glückwunsch zu einem Betriebsjubiläum. Doch um z. B. einen Termin zu vereinbaren oder zu verschieben oder für eine kurze Nachfrage ist die E-Mail selbstverständlich besser geeignet.

 

Doch leider vergessen viele, dass es sich dabei um eine geschäftliche Korrenspondenz handelt die rechtlich einem Geschäftsbrief gleichgestellt ist. Es werden Abkürzungen und Emoticons verwendet. Es wird alles kleingeschrieben. Attitüden aus dem privaten Bereich werden übernommen. Das geht garnicht! Du musst immer auf die Trennung von geschäftlichen und privatem Bereich achten. Sicher, wenn du einen Geschäftspartner auch privat kennst kannst du ihn mit "Du" ansprechen aber der Rest des Inhalts sollte den Gepflogenheiten einer geschäftslichen Korrespondenz entsprechen.

 

Und denke auch daran, E-Mails haben auch ihren Code. Wusstest du das in der elektronischen Kommunikation es als Anschreien gilt, wenn Wörter oder Sätze komplett in Großbuchstaben geschrieben sind. Aber auch hier kann dir die DIN 5008 weiterhelfen.

 

Du bist Fachmann auf deinem Gebiet doch als Einzelunternehmer musst du auch Dinge erledigen die in vielen anderen Unternehmen von speziell ausgebildeten Angestellte erledigt werden. Doch wenn du erkennst, wie in diesem Thema hier, dass dein Tun auch eine eklatante Aussenwirkung von deinem Unternehmen und deiner Persönlichkeit hat, dann ist das schon mal ein sehr guter Schritt in die richtige Richtung. 

 

Erste Hilfe für die Erstellung deiner Musterbriefe kannst du dir bei den Verbänden deiner Branche holen. Nehme diese aber nicht als Blaupause. Überprüfe sie zunächst anhand der DIN 5008 und passe sie dann auf deine persönlichen Bedürfnisse an. Lege sie anschließend einem Texter vor. Aber achte darauf, dass es einen persönlichen Kontakt über eine E-Mail oder ein Telefongespräch hinaus gibt. Der Texter muss dich kennen und genau wissen wie du dich präsentiert sehen willst. Dies kann nur mit Hilfe  eines persönlichen Kennenlernes geschehen. Hast du nicht dieses Angebot wirst du nur 0815 Texte erhalten.

 

Und denke auch an die gesetzlichen Vorgaben die in Geschäftsbriefen und in E-Mails eingehalten werden müssen. Verschiedenen Anwälte haben sich darauf spezialisiert. Wenn du z. B. als Einzelunternehmer im Handelsregister angemeldet bist muss deine E-Mail ein Impressum enthalten. Tut sie dies nicht kann dich das Handelsregister gerichtlich belangen aber auch Konkurrenten könnten dich abmahnen. D. h., Kosten könnten auf dich zukommen die nicht in deiner Liquiditätsplanung vorgesehen sind und die auch existenzbedrohend werden könnten.

 

Noch letzter ein Tipp. Wenn du einen Geschäftsbrief oder eine E-Mail beantwortest für die du keine Mustervorlage hast, nimm dir Zeit. Wenn du mit dem Ergebnis nicht zufrieden bist lass es einfach einen Tag liegen. Und wenn du auch nach der Überarbeitung immer noch Zweifel hast gehe zum Texter. Kein Geschäftspartner der dir einen Brief oder eine E-Mail geschreiben hat erwartet die Antwort darauf sofort oder in einer sehr kurzen Zeit. Dann hätte er ein anderes Kommunikationsmittel gewählt.

 

Folge mir auf Facebook. Ich freue mich auf deinen Besuch.