Kennst du das auch? Da hörst du ein "Ping" und schon schaust du wer dir eine E-Mail geschickt hat und schon fliegen deine Finger über die Tastatur. Oder du hast einen Tag frei und graust dich schon vor der Flut der E-Mails die dich mit sich reißt wenn du deinen E-Mail-Account öffnest.
Was ist die Folge? Du arbeitst nicht konzentriert, da du dich immer wieder aus deinem Arbeitsprozeß herausnehmen lässt und du arbeitest nicht selbstbestimmt, da du dir von den E-Mails vorgeben lässte, welche Arbeit du verrichtest bzw. wann.
Doch welchen Platz nimmt eine E-Mail heutzutage ein? Im Grund genommen ist sie an die Stelle der Post getreten. Und wie oft kommt die Post in ein Unternehmen? Richtig - einmal am Tag. Und dann wird die Post, i. d. R. durch den Chef, nach Prioritäten sortiert und an die Mitarbeiter weitergeleitet. Hier bist du der Chef und der Mitarbeiter, also legst du die Prioritäten fest und und leitest alles an dich selbst zur Erledigung weiter.
Wenn jemand dir eine E-Mail schickt und möchte, dass sie bei dir höchste Priorität genießt und sofort beantwortet wird, wird er dich anrufen. Die E-Mail dient in diesem Fall einzig dazu um notwendige Dokumente zu übersenden.
Also, schalte den "Ping" aus und sichte deine E-Mails nur einmal - maximal zweimal am Tag.
Bei der Sichtung entscheidst du dann die über die Priorität der Angelegenheit. Ist etwas sehr wichtig und du musst erst noch etwas klären bevor du antworten kannst, schicke eine kurze Nachricht mit der Mitteilung, dass du die E-Mail erhalten hast, den Sachverhalt klären und dich zeitnah melden wirst. Der Kunde/Geschäftspartner ist beruhigt und wird von Nachfrage-E-Mails Abstand nehmen.
In dem von mir genutzen Accout kann ich neben die E-Mail verschiedenfarbige Fähnchen setzen. Rot für dringend, grün für interessante Information usw.. So weiß ich auf einen Blick wie ich meinen Block von E-Mails abarbeite.
Räume auf!
- Richte für jeden Kunden/Geschäftspartner einen "Ablagekorb" ein (für Eingang und für Ausgang). Wenn die E-Mail erledigt ist - einfach verschieben und so räumst du schon mal die erledigten Dinge weg.
- Bestelle Newsletter die du nicht mehr brauchst ab.
- Nutze den Spamfilter.
- Achte darauf, dass dein Eingang und dein Ausgang leer sind.
ACHTUNG beim Löschen von E-Mails. Dies ist gesetzlich nur möglich, wenn diese lediglich als "Transportmittel" für ein oder mehrere Dokumente dienten. Also z. B. : Sehr geehrter Herr XY, in der Anlage übersende ich Ihnen die gewünschten Unterlagen. MfG Herr YX". Diese Email kannst du löschen. Alle anderen nicht. Da diese an Stelle eines herkömmlichen Geschäftsbriefes treten müssen sie archiviert und bis zu 10 Jahre aufbewahrt werden, dabei aber jederzeit zugänglich sowie lesbar sein. Die gesetzlichen Grundlagen, für dich als Einzelunternehmer, sind das HGB, die BDSG sowie die GDPdU. In diesen Gesetzen ist auch geregelt wie die Archivierung zu erfolgen hat.
Du selbst wei´ßt wieviele E-Mails du am Tage ungefähr erhälst. Plane die Zeit für die Sichtung und Erledigung dafür ein und mache dies in einem Block. Achte aber darauf, dir dabei auch Zeit zu lassen. Horche in dich hinein ob du auf eine E-Mail neutral antworten kannst oder ob du emotional zu aufgewühlt bist. Kannst du nicht neutral antworten, warte mit der Antwort ab, wenn nötig bis zum nächsten Tag.
Fang den Tag am Besten mit der Sichtung der E-Mails an. Denk aber daran, das die Arbeit die du dir für den Tag vorgenommen hast Priorität hat. Wenn E-Mails dringend beantworten werden müssen du aber Zeit dafür brauchst mach dies nach deiner "eigentlichen Arbeit für den Tag". Damit erziehst du auch deine Kunden/Geschäftspartner. Du bist ein Partner auf gleichem Niveau und nicht ein Untergebener. Auf der anderen Seite verlangen deine Kunden/Geschäftspartner auch, dass du der Leistung die du für sie erbringst deine volle Aufmerksamkeit schenkst und diese pünktlich erbringst. Für den Preis den sie zahlen erwarten sie ja auch ein hochwertiges Produkt bzw. Dienstleistung zum vereinbarten Zeitpunkt. Kann diese Aufmerksamkeit durch die Befriedigung des persönlichen Bedürfnisses eines Kunden/Geschäftspartners nach Beachtung nicht mehr aufgebracht werden, kann dies schlimmstenfalls zu einem Zerwürfnis in der Geschäftsbeziehung führen.
Welches E-Mail-Management hast du? Was sind deine Erfahrungen?
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